¿Cómo recepcionar un albarán con el Reconocimiento de albaranes con IA en tspoonlab?
En este artículo aprenderás a recepcionar en tspoonlab un albarán leído con el Reconocimiento de albaranes con IA: a revisar los datos que ha rellenado la IA, a comprobar las variaciones de precio y a confirmar la recepción para que los productos entren en el almacén y sus precios se actualicen. También verás qué hacer si la IA lee mal un albarán, cómo comparar lo pedido con lo recibido y cómo corregir un albarán ya recibido.
Este artículo es para responsables de compras, cocina o almacén de cuentas de tspoonlab que tienen contratado el Reconocimiento de albaranes con IA, incluido en todas las cuentas con tspoonFast Pro. Necesitas un perfil de usuario con permisos de Compras, Productos y Almacenes. Si tu cuenta tiene el OCR, consulta Recepciona albaranes con el OCR, y para recepcionar desde la app consulta tspoonFast: Recepción.
El Reconocimiento de albaranes con IA de tspoonlab interpreta el albarán con inteligencia artificial: rellena el número y la fecha del albarán y lee sus líneas sin que tengas que indicarle qué columna es cada dato. Para recepcionar un albarán con IA, primero tienes que subirlo a tspoonlab: encontrarás el paso a paso en Sube albaranes a tspoonlab desde tspoonBack o tspoonFast.
Vídeo: cómo recepcionar albaranes con IA
En este vídeo te mostramos cómo recepcionar un albarán leído con el Reconocimiento de albaranes con IA de tspoonlab. Debajo del vídeo tienes el paso a paso para recibir el albarán.
¿Cómo recibir un albarán leído con IA en tspoonlab?
Después de subir un albarán, el Reconocimiento de albaranes con IA de tspoonlab lo lee automáticamente. Para dar entrada a los productos, revisa los datos leídos y confirma la recepción:
Accede a "Gestión" y haz clic en "Compras". Abre el pedido del albarán escaneado en estado pendiente, marcado con el icono de pausa azul. Si lo escaneaste sin pedido, está en la carpeta marcada como "Pedido por defecto" o, si no hay ninguna, en el listado de pedidos de la izquierda.
Comprueba que ningún artículo de la compra muestra la etiqueta "Asociar". Si alguno la muestra, asócialo a su producto genérico antes de recibir, como se explica en Asocia productos genéricos a artículos de proveedores al recibir un albarán.
Haz clic en "Recibir", a la derecha de la cabecera de la compra.
Se abre la ventana de recepción, con el número y la fecha del albarán ya rellenados por la IA. Comprueba que coinciden con el albarán en papel y, si el documento es también la factura, marca la casilla "Factura".
Marca los productos como recibidos uno a uno, con el check verde, o todos a la vez con "Marcar todo como recibido".
Comprueba el IVA de cada artículo. La primera vez que recibes un artículo, indica su IVA: tspoonlab lo guarda y lo aplica en las siguientes recepciones de ese artículo.
Si tu cuenta lo tiene configurado como obligatorio, asigna el almacén y la cuenta de análisis de la compra o de cada línea del albarán.
Comprueba que las cantidades y el importe total, con IVA incluido, coinciden con el albarán en papel.
Haz clic en "Aceptar". tspoonlab registra la compra con un check verde, da entrada a los productos en el almacén, genera lotes y actualiza sus precios en la Página del producto. Si la compra no muestra el check verde, la recepción no se ha guardado: abre la compra y repite los pasos.
📌 Nota: Desde "Opciones" → "Configuración" → "Compras" puedes hacer que la recepción exija elegir un almacén o una cuenta de análisis, o que la cuenta de análisis se asigne por línea del albarán. Si tu cuenta tiene activada alguna de estas opciones, tspoonlab no te dejará aceptar la recepción sin completar esos campos.
📢 Atención: Si recibes un albarán con líneas sin asociar, tspoonlab no suma los importes de esas líneas y el albarán no coincidirá con la factura del proveedor. Además, los productos de esas líneas no quedan registrados: no tendrán precio, asociación ni entrada en el almacén.
📌 Nota: Si el número de albarán que ha leído la IA ya existe en otra compra, tspoonlab marca la compra con la incidencia "Número de albarán duplicado". Comprueba el número en el albarán en papel y, si es correcto, quita el aviso desde los tres puntos de la compra con "Quitar incidencia".
💡 Consejo: Si un artículo llega en el albarán con un código distinto del que tienes registrado, tspoonlab te ofrece tres opciones: mantener el código actual, sustituirlo por el nuevo o añadir un formato de compra distinto. Elige la que mejor encaje con cómo gestionas el stock de ese artículo.
💡 Consejo: Revisa los avisos de variación de precio: tspoonlab indica qué artículos han subido o bajado de precio respecto a la compra anterior, para que detectes un error de lectura o una subida del proveedor antes de que llegue a tus escandallos.
¿Qué hago si la IA lee mal un albarán en tspoonlab?
El Reconocimiento de albaranes con IA de tspoonlab aprende con el uso, así que conviene revisar con atención los primeros albaranes de cada proveedor. Si la IA ha leído mal un albarán:
Vuelve a leerlo: haz clic en los tres puntos de la compra y selecciona "Reescanear albarán" para descartar un error puntual de lectura. Úsalo también después de cambiar el formato de un producto o de parametrizar el proveedor, para que la lectura se actualice.
Revisa la foto: comprueba que está recta y es legible. Si el albarán sale torcido, la IA puede leer la descripción de un artículo junto al precio de otra línea.
Parametriza el proveedor: si después de reescanear la lectura sigue siendo incorrecta, configura cómo debe leer la IA los albaranes de ese proveedor siguiendo Parametriza proveedores y mejora el escaneo de albaranes con IA.
¿Puedo comparar lo pedido con lo recibido al recepcionar con IA?
Sí, con el Reconocimiento de albaranes con IA de tspoonlab puedes comparar lo que pediste con lo que has recibido, siempre que hayas subido el albarán dentro del pedido pendiente de recibir y no por separado. Tienes el paso a paso en Compara el pedido enviado con el albarán recibido.
¿Cómo corregir un albarán que ya he recibido con IA?
Después de recibir un albarán en tspoonlab, la opción "Editar" de la compra aparece deshabilitada, igual que el botón "Recibir" de la cabecera. Para corregir un albarán recibido con IA, haz clic en los tres puntos de la compra y selecciona "Recibir" para volver a recibirlo. Al volver a recibirlo, tspoonlab anula lo que esa compra había registrado, como las entradas en el almacén y los precios de producto, y registra los datos nuevos.
Si el albarán ya está conciliado con una factura, no puedes volver a recibirlo: edítalo desde la factura conciliada.
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