¿Cómo subir albaranes a tspoonlab desde tspoonBack o desde tspoonFast (versión básica)?
En este artículo aprenderás a subir tus albaranes de compra a tspoonlab de dos formas: desde tspoonBack, importando archivos PDF o JPG, o con una foto desde la app tspoonFast (versión básica), tanto si el albarán corresponde a un pedido previo como si no. Subir el albarán es el primer paso para recepcionarlo después con el Reconocimiento de albaranes con OCR o con el Reconocimiento de albaranes con IA.
📌 Nota: Para aprender a escanear albaranes desde tspoonFast versión PRO, puedes leer el artículo tspoonFast: Compras.
Este artículo es para responsables de compras, cocina o almacén que registran los albaranes de sus proveedores en tspoonlab. Necesitas un perfil de usuario con permisos de Compras. Para subir albaranes desde el móvil necesitas la app tspoonFast, que usa las mismas credenciales que tspoonlab.
Subir un albarán es adjuntar el documento del proveedor a una compra de tspoonlab. Después, tspoonlab lee el documento con el sistema que tenga contratado tu cuenta: el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) o el Reconocimiento de albaranes con IA, incluido en todas las cuentas con tspoonFast Pro. El albarán queda pendiente de recibir hasta que lo recepcionas.
Vídeo: cómo escanear albaranes con tspoonFast
En este vídeo te enseñamos a escanear un albarán con la app tspoonFast. Debajo del vídeo tienes el paso a paso para subir albaranes desde tspoonBack y desde tspoonFast.
¿Cómo subir albaranes en PDF o JPG desde tspoonBack?
Desde la web de tspoonlab subes albaranes importando archivos PDF o JPG, dentro de un pedido pendiente de recibir o, si no hay pedido previo, en una carpeta de pedidos:
Accede a "Gestión" y haz clic en "Compras".
Abre el pedido pendiente de recibir al que corresponde el albarán. Si el albarán no corresponde a ningún pedido, entra en la carpeta de pedidos donde quieres guardarlo o crea un nuevo pedido. Puedes mirar cómo hacerlo en el artículo Genera y envía pedidos.
Haz clic en los tres puntos de la carpeta de pedidos o del pedido pendiente de recibir y selecciona "Escanear albaranes".
(Imagen: Escanear albaranes sin pedido pendiente asociado).
(Imagen: Escanear albaranes asociando a un pedido pendiente).
Selecciona los archivos PDF o JPG de los albaranes. Puedes subir hasta 20 archivos a la vez.
Al terminar la subida, el resultado depende de dónde subiste el albarán:
Asociado a un pedido pendiente: el albarán queda adjunto a ese pedido, que pasa a albarán pendiente de recibir.
No asociado a un pedido pendiente: tspoonlab detecta el proveedor a partir de los datos del albarán, tanto con el OCR como con el Reconocimiento de albaranes con IA, y crea una compra en esa carpeta con el albarán pendiente de recibir.
📢 Atención: tspoonBack admite como máximo 20 archivos a la vez. Si tienes más de 20 albaranes, súbelos en varias tandas. Si algún albarán tiene dos hojas, deberás generar un PDF con las dos hojas juntas en un mismo archivo.
📢 Atención: Si ya hiciste el pedido y está pendiente, sube el albarán desde ese pedido. Si lo subes sin asociarlo, tspoonlab crea una compra nueva que no queda vinculada al pedido: el pedido seguirá pendiente de recibir, no podrás ver las diferencias entre lo pedido y lo recibido, y el informe de compras por proveedor sumará los importes de las dos compras, una en pendiente y otra en recibida.
¿Cómo subir un albarán con una foto desde tspoonFast (versión básica)?
Con la app tspoonFast subes un albarán fotografiándolo. Puedes hacerlo con o sin pedido pendiente:
Abre tspoonFast. Si trabajas con más de un Centro de Coste, selecciona el Centro de Coste en el que quieres registrar el albarán.
Si no hay pedido previo, toca "Scan". Si lo hay, toca "Pedido pendiente" y selecciona el pedido al que corresponde el albarán.
Coloca el albarán recto, para que las líneas del albarán se lean correctamente. Haz una foto de cada página. Encuadra el papel con el recuadro verde. Si no hay buena iluminación, haz clic en "Light" para encender el flash. Cuando hayas fotografiado todas las páginas, toca "Hecho", abajo a la derecha.
Si la imagen no se ve clara, aplica un filtro o repite la foto. Puedes hacer clic en "Crop" si el albarán no está bien alineado y recortar la imagen seleccionando los límites del papel. Después, confirma con "Hecho".
Al confirmar, tspoonFast envía el albarán a tspoonBack. Si lo escaneaste desde un pedido, el albarán queda adjunto a ese pedido; si lo escaneaste sin pedido, se crea un pedido automáticamente. En los dos casos, el albarán aparece en "Compras" como albarán pendiente de recibir.
📢 Atención: La foto del albarán debe ser legible y, además, estar recta. Si el albarán sale torcido, las líneas de texto quedan en diagonal y tspoonlab puede leer la descripción de un artículo junto al precio de otra línea. Coloca el albarán sobre una superficie plana, encuadra la hoja entera y alinea el texto con los bordes de la pantalla.
📢 Atención: tspoonFast sube el albarán al Centro de Coste que tienes seleccionado en la app. Si eliges un Centro de Coste equivocado, el albarán y su entrada de stock se registrarán en ese centro.
¿Dónde aparece el albarán después de subirlo a tspoonlab?
Después de subir un albarán, tspoonlab lo guarda en "Compras" como albarán pendiente de recibir, marcado con el icono de pausa azul. El sitio exacto depende de cómo lo hayas subido:
Albarán subido a un pedido previo: aparece dentro de ese pedido.
Albarán subido sin pedido desde tspoonBack: aparece en la carpeta de pedidos desde la que lo subiste.
Albarán escaneado sin pedido desde tspoonFast: aparece en la carpeta marcada como "Pedido por defecto". Si no hay ninguna, aparece como una línea suelta en el listado de pedidos, a la izquierda de la pantalla.
Si un albarán queda en una carpeta que no corresponde, abre el menú de tres puntos de esa compra y selecciona "Mover a otro pedido" para llevarlo a la carpeta correcta.
📢 Atención: Un albarán pendiente de recibir no da entrada a los productos en el almacén ni actualiza los precios de compra. Para que el stock y los costes se actualicen, recepciona el albarán con el sistema de tu cuenta: Recepciona albaranes con el OCR, Recepciona albaranes con IA o tspoonFast: Recepción.
💡 Consejo: Organiza tus compras en carpetas semanales y marca la de la semana en curso como "Pedido por defecto". Así, todos los albaranes que escanees sin pedido entrarán en esa carpeta y te será más fácil encontrarlos para recepcionarlos. Puedes ver el paso a paso en Genera y envía pedidos.
¿Qué hago si tspoonlab no reconoce el albarán o al proveedor?
tspoonlab reconoce al proveedor de un albarán por el nombre y el NIF que tiene guardados en la Página del proveedor, así que es importante que el nombre, la razón social o el NIF del proveedor estén bien escritos, por ejemplo si el NIF tiene barras o puntos, debes escribirlo tal cual está en los albaranes. Si tspoonlab no reconoce al proveedor, la compra aparece como pendiente y "Sin proveedor", con el albarán adjunto.
Si tspoonlab no reconoce al proveedor o no lee bien los albaranes de un proveedor, primero debes reescanear para descartar que fuera un error de lectura. Si luego de reescanear el estado no cambia, configura cómo el sistema debe leer los albaranes del proveedor siguiendo Parametriza proveedores y mejora el escaneo de albaranes con IA. Puede que el proveedor no esté creado aún, en este caso, crea el proveedor siguiendo el paso a paso del artículo Crea proveedores.
¿Qué diferencia hay entre recepcionar con el OCR y con el Reconocimiento de albaranes con IA?
tspoonlab lee los albaranes con el OCR o con el Reconocimiento de albaranes con IA según lo que tenga contratado tu cuenta, no se elige por albarán. Todas las cuentas con tspoonFast Pro tienen el Reconocimiento de albaranes con IA. Estas son las diferencias principales entre los dos sistemas:
OCR: Lee el texto del albarán con un patrón fijo, y la primera vez con cada proveedor tienes que indicarle qué columna es cada dato. Reconoce al proveedor, pero no lee el número de albarán, así que lo escribes tú al recepcionar. No aprende patrones con el uso, y un cambio en el diseño del albarán puede romper la lectura.
Reconocimiento de albaranes con IA: Interpreta el albarán con inteligencia artificial y rellena el número y la fecha del albarán. Tolera cambios de columnas o de estructura, aprende patrones con el uso.
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