tspoonFast: Gestión de recepción de albaranes desde un móvil o tablet
En este artículo aprenderás a escanear albaranes con tspoonFast, a recibir una compra comparándola con el pedido original, a revisar cantidades, precios, IVA y puntos de control, y a asignar el proveedor a los albaranes que tspoonFast no ha reconocido.
Este artículo es para cocineros, encargados y responsables de compras que reciben la mercancía desde el móvil o la tablet. tspoonFast aplica los mismos permisos que tu perfil de usuario tiene en tspoonBack: necesitas permiso para ver y editar Compras, y si tu perfil no tiene permiso para ver costes, tspoonFast no muestra importes ni precios en la recepción.
El botón de "Recepción" de la app tspoonFast te ofrece la posibilidad de aceptar tus órdenes de compra, escaneando o no albaranes, para dar la entrada definitiva de mercancía en tus almacenes. Puedes hacerlo con pedidos pendientes generados desde la app, o con pedidos que han sido enviados por fuera del sistema.
📢 Atención: Antes de comenzar a recibir albaranes en tspoonFast, debes tener los proveedores actualizados, con todos sus artículos de proveedor asociados correctamente. Puedes ver cómo hacerlo en el artículo Asocia artículos desde proveedores.
Paso a paso para escanear y recibir albaranes desde tspoonFast
¿Cómo escanear un albarán?
Sigue el siguiente paso a paso para escanear un albarán que no está asociado a una orden de compra o pedido pendiente.
Dirígete a "Recepción".
Haz clic en el botón verde de escaneo.
Captura una imagen del albarán utilizando el botón de la cámara de fotos. Utiliza el recorte verde para recortar la imagen, intenta estar a una distancia suficiente para que el albarán se vea correctamente, y que las líneas estén lo más rectas posible. Si no hay luz suficiente, puedes agregar flash haciendo clic en "light". Si el albarán tiene dos fotos, vuelve a tocar el botón de cámara luego de cambiar la hoja. Luego haz clic en "Done". El número sobre el botón "Done" especifica cuántas imágenes están asociadas al pedido pendiente.
Puedes editar la imagen si crees que no se ve suficientemente iluminada o si el recorte no es correcto. Luego haz clic en "Done" para cargar la imagen.
Tu compra, ahora en Pausa, ya está lista para recibirse.
📌 Nota: Si tspoonFast no reconoce al proveedor del albarán escaneado, el albarán aparece arriba de la lista de “Recepción” en una tarjeta naranja con el aviso “Sin proveedor”. Para asignarle el proveedor, sigue los pasos en este mismo articulo de "¿Qué hago si un albarán aparece como “Sin proveedor” en tspoonFast?".
¿Cómo escanear un albarán a un pedido pendiente?
Sigue el siguiente paso a paso para escanear un albarán asociado a una orden de compra o pedido pendiente.
Dirígete a "Recepción".
Selecciona el pedido pendiente de recibir.
Haz clic en el botón de escaneo o en "Scan" para asociar el albarán al pedido pendiente.
Captura una imagen del albarán utilizando el botón de la cámara de fotos. Utiliza el recorte verde para recortar la imagen, intenta estar a una distancia suficiente para que el albarán se vea correctamente, y que las líneas estén lo más rectas posible. Si no hay luz suficiente, puedes agregar flash haciendo clic en "light". Si el albarán tiene dos fotos, vuelve a tocar el botón de cámara luego de cambiar la hoja. Luego haz clic en "Done". El número sobre el botón "Done" especifica cuántas imágenes están asociadas al pedido pendiente.
Puedes editar la imagen si crees que no se ve suficientemente iluminada o si el recorte no es correcto. Luego haz clic en "Done" para cargar la imagen.
Tu compra, ahora en Pausa, ya está lista para recibirse.
¿Cómo recibir una compra en tspoonFast?
Una vez que hayas escaneado tu albarán, ya sea de una compra pendiente o no, sigue este paso a paso para recibir la compra de forma definitiva y dar entrada de tus productos a tus almacenes. La compra dejará de estar en estado de Pausa para pasar a estar Recibida.
Una vez procesado el documento escaneado, tspoonFast muestra “Análisis completado” y rellena el “Nº Albarán”, la “Fecha de recepción”, los artículos de proveedor, la cantidad y el importe que lee del albarán. Puedes cambiar el número de albarán y la fecha de recepción si hay errores de lectura. Si el albarán no se ha leído bien, haz clic en “Reescanear” para volver a escanearlo. Luego haz clic en “Marcar Todo” para seleccionar los productos que se han recibido. Si un producto no ha llegado, desmarca su casilla: la línea queda en gris y no se recibe.
Si la compra viene de un pedido, haz clic en “Ver pedido”, que indica cuántas diferencias hay con el pedido. Se abre la ventana “Pedido vs recibido”, que compara cada artículo con su código, la cantidad “PEDIDA” y la cantidad “RECIBIDA”. Activa “Solo diferencias” para ver solo las líneas que no coinciden. Si un artículo pedido aparece como “No recibido” pero sí ha llegado, haz clic en “Añadir a la recepción”. Los artículos que han llegado sin estar en el pedido aparecen como “No pedido”.
Corrige la cantidad o el importe que no coincidan con el albarán: haz clic en el valor, escribe el nuevo y haz clic en “Aceptar”. Si el precio cambia respecto a la compra anterior, tspoonFast muestra debajo de la línea el % de variación con el precio anterior y el nuevo: en rojo si sube y en verde si baja. Si tienes la configuración “Obligatorio seleccionar almacén” u “Obligatorio seleccionar cuenta de análisis”, elige el almacén o la cuenta de análisis en los desplegables de la línea. El desplegable del almacén aparece en rojo mientras no tenga un almacén asignado.
Si falta un artículo que tspoonFast no ha leído del albarán, haz clic en “+ Añadir artículo”, debajo de la lista. En la ventana “Seleccionar Artículo”, busca el artículo por su nombre o su código y selecciónalo.
Si un artículo tiene puntos de control, aparecerá debajo de su línea en el bloque “Puntos de control”, con la pregunta y el valor esperado. Responde cada punto de control, por ejemplo con “Sí” o “No”. Si un punto de control no se cumple, indica la acción correctora.
Revisa el IVA de cada línea. Si no es el correcto, haz clic en el % de IVA de la línea, escribe el nuevo en la ventana “IVA %” y haz clic en “Aceptar”. Un IVA del 0 % es un IVA válido.
Una vez que hayas seleccionado todos los artículos y corroborado el número de albarán, la fecha de recepción, las cantidades, los importes y los IVA, comprueba en la barra inferior que la “Base” y el “IVA” coinciden con los del albarán. La barra muestra cuántos artículos están seleccionados, y el IVA se calcula con el IVA que ves en cada línea. Este punto es clave para comprobar que has recibido correctamente la compra. Si coinciden, haz clic en “Recibir”. Si has cambiado el IVA de alguna línea, tspoonFast muestra la ventana “Cambios de IVA” con la lista de cambios y te pregunta si quieres asignar el nuevo IVA a los productos:
“Asignar IVA a productos”: el nuevo IVA se guarda también en el producto, para las próximas compras.
“No asignar IVA a productos”: el nuevo IVA solo se aplica a esta compra.
“Revisar”: vuelves a la compra para revisar los cambios antes de recibirla.
Tu pedido Pendiente de Recibir ya es una compra Recibida. Para ver las compras ya Recibidas, haz clic en el botón gris del reloj, arriba a la derecha de “Recepción”. En la lista de “Recepción”, los pedidos enviados que todavía no tienen albarán aparecen con el borde marrón, y los que ya tienen albarán, con el borde azul.
💡 Consejo: Te recomendamos tener el proceso de recepción de albaranes ya dominado en tspoonBack antes de comenzar a hacerlo desde tspoonFast.
📌 Nota: Si el importe de IVA de un tipo no coincide con el albarán, por ejemplo por un redondeo, puedes corregirlo a mano en el resumen de tspoonFast cuando el parámetro "Poder cambiar el IVA del total de los albaranes" está activado en "Configuración".
📌 Nota: Si el parámetro "Gestionar IVA en las compras" está desactivado en la configuración de tu cuenta, tspoonFast no muestra ni valida el IVA al recibir: comprueba solo la base del albarán.
📌 Nota: tspoonFast recibe los lotes con la fecha de recepción por defecto, pero también puede recibir los lotes que el proveedor envía con el albarán, y guardar el número de lote si lo escribes a mano. Pídele a tu asesor de soporte para que configure la opción de lote que necesitas.
¿Qué hago si un albarán aparece como “Sin proveedor” en tspoonFast?
Un albarán aparece como “Sin proveedor” en tspoonFast cuando el análisis no reconoce a qué proveedor pertenece. Puedes asignarle el proveedor desde la propia app:
En “Recepción”, busca los albaranes “Sin proveedor”: aparecen arriba de la lista, en tarjetas naranjas con el aviso “El análisis no reconoció el proveedor”. También puedes encontrarlos con la lupa.
Haz clic en “Toca para asignar el proveedor”.
En la ventana “¿De qué proveedor es este albarán?”, busca y selecciona el proveedor.
Haz clic en “Asignar” para confirmar. tspoonFast asigna el proveedor y vuelve a analizar el albarán para leer sus líneas. Mientras tanto, la tarjeta muestra “Analizando…”.
Cuando termina el análisis, el albarán pasa a la lista normal con el nombre del proveedor y sus líneas, listo para recibir.
Si el albarán “Sin proveedor” es una foto hecha por error, bórralo deslizándolo hacia la izquierda. tspoonFast pide confirmación antes de borrarlo.
📢 Atención: El nuevo análisis solo crea las líneas del albarán si el Centro de Coste tiene activado el escaneo de albaranes con IA. Si no lo tiene, el albarán queda sin artículos: añádelos a mano con “+ Añadir artículo” o recibe el albarán desde tspoonBack.
💡 Consejo: Para que tspoonlab reconozca a tus proveedores en los próximos albaranes, revisa que el nombre y el NIF de la Página del proveedor estén escritos igual que en los albaranes. Tienes cómo hacerlo en Parametriza proveedores y mejora el escaneo de albaranes con IA.
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