Pedido, recepción, factura y análisis, conectados en un solo flujo.
Pedido, recepción, factura y análisis, conectados en un solo flujo.
Automatizar las facturas de proveedores significa que cada factura llega a una dirección única, se procesa sin intervención manual y se concilia con el albarán ya recibido, avisando de cualquier diferencia de cantidad o precio antes de pagar.
Con este paso, el proceso de compras queda conectado de principio a fin: pedido, recepción, factura, ERP y análisis.
En la mayoría de departamentos de compras, el proceso funciona a tramos. Se pide por un lado, se recibe por otro y la factura llega por un tercero. Cada tramo puede estar más o menos digitalizado, pero el trabajo se acumula en las uniones entre ellos.
El OCR de albaranes ya es habitual en el sector: haces una foto y el stock se actualiza. Lo que seguía sin resolverse era la factura. Llega a bandejas distintas, se transcribe a mano y se cruza línea a línea con un albarán que hay que ir a buscar. Ese es el tramo que faltaba y el que cierra el proceso.
El trabajo invisible que sigue existiendo alrededor de la factura
Aunque el albarán esté digitalizado, esto sigue ocurriendo en muchos grupos y hoteles:
- Perseguir facturas. Llegan a emails personales, de encargados o de administración, mezcladas con logos, firmas y documentos que no son facturas.
- Transcribir datos. Proveedor, importe, IVA, vencimiento y número de albarán se teclean a mano.
- Buscar el albarán. Hay que localizar en el sistema el de ese pedido.
- Cruzar línea a línea. Se comprueba que cantidades y precios facturados coinciden con lo recibido.
- Reclamar. Si hay diferencias, alguien redacta el correo al proveedor, casi siempre cuando ya hay prisa por pagar.
Multiplicado por cada proveedor, cada centro de coste y cada semana, aquí se pierden horas y se pagan de más errores que nadie detecta.
Cómo funcionan las facturas de proveedores automatizadas
El Inbox Inteligente de Facturas asigna una dirección de email propia por centro de coste. Todos los proveedores envían ahí sus facturas, sin cambiar de hábito. A partir de ahí:
- Procesamiento automático: extrae proveedor, importe, IVA, fechas y número de albarán.
- Filtrado: descarta logos, firmas y adjuntos que no son documentos válidos.
- Conciliación factura–albarán: si el albarán ya está en el sistema, los cruza automáticamente.
- Aviso de discrepancias: si difieren cantidad o precio, te avisa y te propone el mensaje de reclamación al proveedor.
- Excepciones controladas: solo las facturas que no puede leer con confianza se marcan para revisión rápida, sin bloquear las demás.
- Facturas en papel: se suben con una foto.
El proceso de compras completo, de principio a fin
1. Pedido
Se pide desde tSpoonBack o desde tSpoonFast. También por voz desde el móvil, dictando el producto de forma genérica («2 kg de naranjas»), sin hardware adicional.
2. Recepción
Recibes y coteja el pedido con tSpoonFast. El OCR lee el albarán, incluso escrito a mano, manchado o mal impreso, con hasta un 95% de reconocimiento. Stock y precios de compra se actualizan en tiempo real.
3. Factura
Es el tramo descrito arriba: recepción por email, procesamiento y conciliación con el albarán.
4. Integración con el ERP
La información de las facturas se integra con tu ERP y puedes ver el gasto por proveedor, categoría o centro.
5. Análisis
Desde la sección de Análisis de tSpoonBack ves en tiempo real ratios de coste, rentabilidad y popularidad. Las decisiones se toman con datos ya conciliados, no con estimaciones.
Los datos
- Albaranes: hasta un 50% menos de tiempo de gestión. La misma persona pasa de controlar 3 centros de coste a controlar 7 u 8.
- Escala: más de 3 millones de albaranes procesados en 2025, unos 8.000 al día.
- Facturas: en Gronx, el tiempo de gestión por factura ha pasado de 4 minutos a 1 minuto en facturas complejas.
La cifra más importante no es el tiempo ahorrado por documento. Es que ningún paso del flujo depende ya de que alguien tenga tiempo para cruzar papeles.
Haz click si quieres + info sobre como automatizar tu proceso de compras: https://jorditspoonlab.activehosted.com/f/56