¿Cómo crear una venta a un cliente externo en tspoonlab y generar el albarán de venta?
En este artículo aprenderás a preparar los datos de tu empresa para el albarán, crear en tspoonlab una venta a un cliente externo, añadir los productos que le vendes, aceptarla y enviarla para generar el albarán de venta en PDF. También verás por qué estados pasa la venta y cómo consultar el coste, la aportación y el Food Cost de cada venta enviada.
Este artículo es para obradores, cocinas centrales, caterings y cualquier negocio que use tspoonlab para vender productos o elaboraciones a otras empresas (venta B2B), como restaurantes, tiendas, hoteles o distribuidores. Para seguir los pasos necesitas acceso a los módulos "Clientes" y "Ventas" de "Gestión".
Una venta a un cliente externo es una venta manual: la creas tú en tspoonlab, sin pasar por un TPV (Terminal Punto de Venta). Antes de crear la primera venta, el cliente externo tiene que estar dado de alta en tspoonlab con sus productos a la venta y sus precios. Si todavía no lo has hecho, sigue el artículo Crea un cliente externo con sus productos y precios de venta.
¿Cómo añadir los datos de tu empresa al albarán de venta?
Los datos de tu empresa que aparecen en el albarán de venta, como el nombre y el NIF/CIF, son los del Centro de Coste desde el que vendes. En tspoonlab se configuran desde el menú "Centros de coste", arriba a la derecha. Revísalos antes de crear la primera venta a un cliente externo.
En la parte superior derecha de tspoonlab, haz clic en "Centros de coste" y selecciona "Editar".
En la ventana emergente «Centro de coste - Editar», comprueba que en "Selecciona centro de coste" aparece el Centro de Coste desde el que vendes (en el ejemplo, Restaurante) y completa sus datos generales:
Datos de identificación: "Nombre", "Código", "Nombre fiscal" y "NIF/CIF".
"Registro sanitario". Para añadir más de uno, haz clic en "Añadir registro".
Datos de contacto: "Dirección" (con código postal y ciudad), "Código plus", "Mail" y "Teléfono".
Haz clic en "Aceptar". Los datos del Centro de Coste quedan guardados y tspoonlab los muestra en la cabecera de cada albarán de venta. En el ejemplo, el albarán muestra el nombre «Restaurante» y el NIF/CIF B86561412.
¿Cómo crear una venta a un cliente externo en tspoonlab?
Una venta a un cliente externo se crea en tspoonlab desde el módulo "Ventas" de "Gestión", con la opción "Nueva venta".
Crea la venta y elige el cliente externo
La venta a un cliente externo se crea con la opción "Nueva venta" del menú de los tres puntos que hay junto al buscador de ventas.
En el menú superior de tspoonlab, haz clic en "Gestión" y después en "Ventas".
Haz clic en el menú de los tres puntos que hay junto al buscador de ventas y selecciona "Nueva venta".
En la ventana "Nueva venta", completa los datos de la venta:
El primer campo muestra el número de la venta que propone tspoonlab. En el ejemplo, V00000.
En el campo del cliente, selecciona el cliente externo al que vendes. En el ejemplo, el cliente se llama «Cliente Externo» y tiene el código A00003.
Selecciona el día de la venta y, si lo necesitas, la hora.
Haz clic en "Aceptar". Se abre la ventana emergente de la venta, con el nombre del cliente externo y «Editar pedido» en el título. En el ejemplo, «Cliente Externo - Editar pedido».
Añade los productos que vendes al cliente externo
Los productos de la venta a un cliente externo se añaden en la ventana «Cliente Externo - Editar pedido», a partir de los productos a la venta que configuraste en el cliente.
Haz clic en el campo "Producto/Agrupación" y elige el producto o la agrupación que vendes. Puedes elegir los productos y las agrupaciones que añadiste a los productos a la venta del cliente externo.
Si quieres ver todos los productos a la venta del cliente externo de una vez, haz clic en "Mostrar como check list". La ventana muestra el catálogo del cliente como una lista en la que marcas los productos que vendes.
Escribe la "Cantidad" que vendes y ajusta el "Importe" si hace falta. tspoonlab propone el "Importe" sin IVA a partir del precio de venta del producto. En el ejemplo, 5 cajas × 16,2 € = 81 €. Si lo necesitas, añade un "Comentario" en la línea del producto.
Revisa los datos de envío y guarda la venta
Los datos de envío son la cabecera de la venta a un cliente externo: la información que aparece en el albarán de venta, como el número de albarán, la fecha y la hora de envío.
Si quieres completar o cambiar la cabecera de la venta, haz clic en "Mostrar datos de envío".
Rellena los datos de envío que necesites. La cabecera tiene los campos "Para", "Número albarán", "Fecha envío", "Hora", "Persona", "Núm. Pax", "Núm. Tickets", "Comentario", "Nota de entrega" y "Archivo", que sirve para asociar un archivo a la venta.
Haz clic en "Aceptar". La venta queda creada en estado «Pendiente de aceptar» y aparece en la lista de "Gestión" → "Ventas", dentro de su mes (en el ejemplo, «2026 octubre»).
📌 Nota: Por defecto, tspoonlab no genera el número de albarán de forma automática. Puedes escribirlo en el campo "Número albarán" o activar la generación automática, como se explica en el apartado «¿Cómo hacer que tspoonlab genere automáticamente el número de albarán de venta?».
¿Por qué estados pasa una venta a un cliente externo?
Una venta a un cliente externo pasa en tspoonlab por tres estados. El estado se ve en la franja gris con el nombre del cliente, dentro de la venta:
«Pendiente de aceptar»: la venta está creada, pero todavía no la has aceptado ni enviado. Toda venta nueva empieza en este estado.
«Aceptada»: has confirmado la venta. La franja gris muestra la fecha y la hora de la aceptación y el importe pendiente de enviar.
«Enviada»: has enviado los productos al cliente externo. tspoonlab genera el albarán de venta y descuenta del almacén los productos enviados.
Aceptar la venta es opcional. Si no necesitas ese paso, envía la venta directamente desde «Pendiente de aceptar» para generar el albarán de venta.
📢 Atención: Una venta «Pendiente de aceptar» o «Aceptada» todavía no descuenta stock ni tiene albarán de venta. tspoonlab descuenta del almacén los productos marcados como "Enviado" y genera el albarán cuando envías la venta. Si dejas una venta aceptada sin enviar, el stock de tu almacén no refleja la salida de esos productos.
💡 Consejo: Para encontrar las ventas que te quedan por aceptar o por enviar, abre el menú de los tres puntos que hay junto al buscador de ventas y elige "Buscar por pendientes de aceptar" o "Buscar por pendientes de enviar".
¿Cómo aceptar una venta a un cliente externo?
Una venta a un cliente externo se acepta en tspoonlab desde el menú de los tres puntos de la franja gris del cliente, dentro de la venta.
En "Gestión" → "Ventas", abre la venta. En la franja gris del cliente externo, haz clic en el menú de los tres puntos y selecciona "Aceptar".
La venta pasa al estado «Aceptada». La franja gris muestra «Aceptada» con la fecha y la hora y, a la derecha, el importe pendiente de enviar. En el ejemplo, «Aceptada: Hoy, 15:56» y «Pendientes: 81,00 €».
¿Cómo enviar la venta a un cliente externo y generar el albarán de venta?
Al enviar una venta a un cliente externo, tspoonlab genera el albarán de venta y descuenta del almacén los productos enviados. La opción "Enviar" está en el menú de los tres puntos de la franja gris del cliente y funciona tanto si la venta está «Pendiente de aceptar» como si está «Aceptada».
En la venta, haz clic en el menú de los tres puntos de la franja gris del cliente externo y selecciona "Enviar".
Se abre la ventana «Cliente Externo - Enviar pedido». Revisa los datos de envío de la cabecera, como "Número albarán", "Fecha envío" y "Hora", y rellena los que necesites.
Marca la casilla "Enviado" de cada producto que envías al cliente externo y comprueba la "Cantidad". Al marcar "Enviado", los campos de la línea se activan y puedes cambiar la "Cantidad" si envías una cantidad distinta de la de la venta.
Si envías todos los productos tal como están en la venta, haz clic en "Marcar todo como enviado" para marcarlos todos a la vez.
Si vendes producciones, comprueba que el "Almacén" y el lote de la columna "Lotes" son los correctos en cada línea.
Haz clic en "Aceptar". La venta pasa al estado «Enviada» y tspoonlab genera el albarán de venta con su número, en el ejemplo DV00000. En la franja gris del cliente externo verás el número de albarán, el historial de la venta («Aceptada» y «Enviada», con la fecha y la hora), el enlace "Albarán" y el coste y la aportación de la venta.
📌 Nota: En el modo de trazabilidad por defecto, tspoonlab asigna automáticamente a cada producto el último lote que entró en el almacén. Si tu cuenta trabaja en modo FEFO (First Expired, First Out), tienes que indicar el lote de cada producto al enviar la venta. Más información en Trazabilidad en ventas: El registro de lotes de salida.
¿Cómo ver el albarán de venta en PDF?
El albarán de una venta enviada a un cliente externo se abre en PDF desde el enlace "Albarán" de la franja gris del cliente, dentro de la venta.
En "Gestión" → "Ventas", abre la venta enviada y haz clic en "Albarán", en la franja gris del cliente externo.
tspoonlab abre el albarán de venta en PDF. El albarán muestra:
el nombre y el NIF/CIF de tu Centro de Coste, que se configuran en "Centros de coste" → "Editar";
el número de albarán, la fecha y el cliente externo;
un apartado «Datos de recepción»;
una línea por producto, con el código, el lote, la fecha de caducidad, el precio, el IVA, la cantidad, la unidad y el importe.
Al final del albarán aparecen la base, el IVA, la cuota y el total de la venta.
¿Cómo ver el Food Cost de una venta a un cliente externo?
Una venta enviada a un cliente externo muestra en tspoonlab el coste, el Food Cost y la aportación, tanto del total de la venta como de cada producto, además de la base, el IVA y el total.
En la franja gris del cliente externo, tspoonlab muestra estos datos del total de la venta:
«Coste»: el coste de todos los productos vendidos. En el ejemplo, 5 cajas × 5,4 € = 27 €.
El porcentaje que aparece junto a la barra del «Coste»: el Food Cost de la venta, es decir, el coste sobre la base sin IVA. En el ejemplo, 27 ÷ 81 = 33,33 %.
«Aportación»: la base sin IVA menos el coste. En el ejemplo, 81 − 27 = 54 €.
«Base», «IVA» y «Total», a la derecha. En el ejemplo, 81,00 €, 5,67 € y 86,67 €.
Debajo de cada producto, tspoonlab muestra los mismos datos por unidad de venta: el precio sin IVA (16,2 €/Caja), el «Σ Coste» (5,4 €/Caja), la «Aportación» (10,8 €/Caja) y el Food Cost de la línea (33,33 %).
Al final de la venta, la tabla de IVA desglosa la base y la cuota de cada tipo de IVA. En el ejemplo, una base de 81,00 € con un IVA del 7 % da una cuota de 5,67 €.
📌 Nota: El coste, el Food Cost y la aportación de una venta solo se pueden calcular si los productos vendidos tienen coste en tspoonlab. Si un producto no tiene coste, la venta no muestra su Food Cost. Si no ves el Food Cost de una venta, comprueba que los productos y elaboraciones que has vendido tienen coste.
¿Cómo hacer que tspoonlab genere automáticamente el número de albarán de venta?
Por defecto, tspoonlab no genera el número de albarán de las ventas: lo escribes tú en el campo "Número albarán" de los datos de envío. Para que tspoonlab genere automáticamente el número de albarán de venta, activa la opción en la configuración de ventas.
En el menú superior de tspoonlab, haz clic en "Opciones" y selecciona "Configuración".
En el apartado «Ventas», marca la casilla "Generar automáticamente el número de albarán".
Haz clic en "Guardar". A partir de ese momento, cuando envías una venta, tspoonlab propone el número de albarán en el campo "Número albarán" de la ventana «Enviar pedido» (en el ejemplo, DV00000). Al hacer clic en "Aceptar", ese número se asigna al albarán.
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