¿Cómo crear un cliente externo en tspoonlab y configurar los productos y precios que le vendes?
En este artículo aprenderás a crear un cliente externo en tspoonlab y a preparar todo lo que le vas a vender: los grupos de productos a la venta, cada producto o elaboración con su formato de venta y su PVP (Precio de Venta al Público). Con el cliente externo y sus productos configurados, crear cada venta para ese cliente es más rápido.
Este artículo es para obradores, cocinas centrales, caterings y cualquier negocio que use tspoonlab para vender productos o elaboraciones a otras empresas (venta B2B), como restaurantes, tiendas, hoteles o distribuidores. Para seguir los pasos necesitas acceso al módulo "Clientes" de "Gestión".
Un cliente externo es una empresa que no pertenece a tu cuenta de tspoonlab y no tiene un Centro de Coste vinculado. Por eso, en tspoonlab tienes que dar de alta el cliente externo y definir qué productos le vendes y a qué precio.
¿Cómo crear un cliente externo en tspoonlab?
Para vender a un cliente externo en tspoonlab, primero tienes que darlo de alta.
La opción "Añadir cliente" está en el menú de los tres puntos del módulo "Clientes", dentro de "Gestión".
En el menú superior de tspoonlab, haz clic en "Gestión" y después en "Clientes".
Haz clic en el menú de los tres puntos que hay junto al buscador de clientes y selecciona "Añadir cliente". Se abre la ventana "Añadir cliente".
En la ventana emergente, escribe el nombre del cliente externo en el campo "Nombre". El campo "Nombre" es obligatorio y aparece marcado en rojo mientras está vacío.
Completa el resto de la ficha del cliente con los datos que necesites. La ventana "Añadir cliente" tiene estos campos:
Datos fiscales y de contacto: "NIF/CIF", "Dirección" (con código postal y ciudad), "País", "Contactos" (nombre y teléfono, con "Añadir teléfono"), "Mail" (con "Añadir mail"), "Mail copia" y "Web".
Datos de gestión y cobro: "Tipo de cliente", "Cuenta de análisis", "Código" (tspoonlab propone uno automáticamente, por ejemplo A00002), "Cuenta contable", "IBAN", "Forma de pago" y "Vencimiento" (en días).
Datos para la venta y el albarán: "Comentario", "Nota de entrega", "Número de decimales en el albarán", "Proponer cantidad del producto como cantidad de venta" y "Cantidad por defecto para venta".
Revisa las casillas de la ventana "Añadir cliente":
Por defecto vienen marcadas "Incluir en ventas", "Descontar de almacén" y "Proponer vinculaciones". Deja marcada "Descontar de almacén" para que las ventas a este cliente externo descuenten el stock de tu almacén.
Marca "Modo economato" si vendes al cliente externo en los mismos formatos en los que compras a tus proveedores, por ejemplo una garrafa de aceite de 5 L. Con el "Modo economato", tspoonlab usa los formatos de tus proveedores y no tienes que crear un producto por cada formato.
Las casillas de importación ("Generar número de lote automático en importaciones", "Aplicar descuento adicional de producto al importar", "Al importar mermas no descontar de almacén", "Actualizar precios al importar ventas" y "No importar ventas") se usan con ventas importadas, por ejemplo desde un TPV (Terminal Punto de Venta). En una venta manual a un cliente externo no necesitas marcarlas. Para activar alguna de estas casillas, consúltalo antes con el asesor asignado a tu cuenta.
Haz clic en "Aceptar". El cliente externo queda guardado y aparece en la lista del módulo "Clientes". Si le has asignado un "Tipo de cliente", el cliente aparece agrupado bajo ese tipo, por ejemplo «Externos».
📌 Nota: Si envías tus facturas de venta a Holded, rellena el "NIF/CIF" del cliente externo: tspoonlab lo usa para identificar al cliente en Holded.
💡 Consejo: Puedes completar o cambiar la ficha del cliente externo más adelante desde la opción "Editar cliente".
¿Cómo crear los grupos de productos a la venta del cliente externo?
Los grupos de productos a la venta del cliente externo se crean dentro del propio cliente, en el apartado "Productos a la venta", con la opción "Añadir grupo".
Sigue el paso a paso del artículo Crea y configura grupos de productos a la venta desde el cliente externo que acabas de crear.
En la ventana "Añadir grupo", el campo "Precio" define cómo calcula tspoonlab el precio de los productos del grupo: a partir de su coste, el factor multiplicador y el "Delta". En el ejemplo, el grupo Bollería tiene un factor multiplicador de 3 y la casilla "Calcular el precio automáticamente" marcada.
📢 Atención: Configura el factor multiplicador y el "Delta" del campo "Precio" y la casilla "Calcular el precio automáticamente" según el PVP al que quieres vender al cliente externo, y haz clic en "Aceptar". El grupo queda creado dentro de "Productos a la venta" del cliente externo.
¿Cómo elegir el factor multiplicador según el PVP al que quieres vender?
El factor multiplicador de un grupo de productos a la venta se elige a partir del PVP al que quieres vender al cliente externo. Para elegirlo, primero tienes que saber cómo calcula tspoonlab el precio con el factor multiplicador y el "Delta" del campo "Precio".
El "Delta" es un importe fijo que tspoonlab suma al coste del producto antes de aplicar el factor multiplicador. Usa el "Delta" cuando quieras repercutir al cliente externo un gasto fijo por producto, por ejemplo lo que te cuesta el transporte para llevarle el producto. Si no lo necesitas, deja el "Delta" vacío.
tspoonlab calcula el precio teórico de cada producto, sin IVA, con esta fórmula: precio teórico = (coste + "Delta") × factor multiplicador. El PVP es ese precio teórico más el IVA del producto. Este es un ejemplo de cálculo del precio en tspoonlab con un producto que te cuesta 3,00 €, un factor multiplicador de 3 y un IVA del 10 %:
Sin "Delta": el precio teórico es 3,00 × 3 = 9,00 €, y el PVP con IVA es 9,00 × 1,10 = 9,90 €.
Con un "Delta" de 1,00 € por el transporte: el precio teórico es (3,00 + 1,00) × 3 = 12,00 €, y el PVP con IVA es 12,00 × 1,10 = 13,20 €.
Para elegir el factor multiplicador a partir del PVP que quieres cobrar, quita el IVA al PVP y divide el resultado entre el coste del producto más el "Delta". Este es el cálculo para vender a 13,20 € con IVA (10 %) un producto que te cuesta 3,00 €, con un "Delta" de 1,00 €:
PVP sin IVA: 13,20 ÷ 1,10 = 12,00 €.
Coste más "Delta": 3,00 + 1,00 = 4,00 €.
Factor multiplicador: 12,00 ÷ 4,00 = 3.
Si prefieres calcular el factor multiplicador a partir de un Food Cost objetivo, consulta Crea y configura grupos de productos a la venta.
💡 Consejo: El factor multiplicador y el "Delta" se aplican a todos los productos del grupo. Si vendes al cliente externo productos con márgenes o gastos de transporte distintos, crea un grupo de productos a la venta para cada caso.
¿Cómo añadir los productos que vendes al cliente externo?
Los productos y elaboraciones que vendes al cliente externo se añaden dentro de cada grupo de productos a la venta del cliente, con la opción "Añadir productos".
Elige el producto que vas a vender al cliente externo
El producto que vendes al cliente externo se elige desde la opción "Añadir productos" del grupo, en la Página del cliente.
En "Gestión" → "Clientes", selecciona el cliente externo. En "Productos a la venta", haz clic en el menú de los tres puntos del grupo y selecciona "Añadir productos".
Se abre la ventana del grupo, por ejemplo «Cliente externo - Bollería». Haz clic en el campo "Producto/Agrupación" y elige "Producto" para vender un producto o una elaboración, o "Agrupación" para vender una agrupación.
Se abre un buscador con toda la base de datos de tspoonlab. Escribe el nombre del producto, selecciónalo en la lista y haz clic en "Seleccionar".
Configura el formato de venta, el IVA y el PVP del producto
El formato de venta, el IVA y el PVP de cada producto del cliente externo se configuran en la línea del producto, dentro de la ventana del grupo.
Establece el formato de venta en "Cantidad" y "Uni". En el ejemplo, el formato de venta es 1 caja.
📌 Nota: Para vender en cajas, el producto o la elaboración tiene que tener configurada la caja como unidad de medida. En "Uni" solo aparece la unidad configurada en el producto o la elaboración.
Revisa el "Código TPV". tspoonlab rellena el código del producto, en el ejemplo CP000001. Puedes generar los códigos de forma automática para vender con referencias, o borrar el "Código TPV" si no lo necesitas.
Revisa el "IVA" del producto y cámbialo si hace falta. En el ejemplo, el "IVA" pasa del 7 % al 10 %.
Si el grupo tiene marcada la casilla "Calcular el precio automáticamente", tspoonlab calcula el PVP con IVA según el factor multiplicador del grupo y lo muestra en "Precio teórico + IVA": no tienes que escribir el PVP. En el ejemplo, el coste es 5,4 € y el "Precio teórico" es 5,4 × 3 = 16,2 €. Con un "IVA" del 7 %, el "Precio teórico + IVA" es 17,33 €, y con un "IVA" del 10 %, 17,82 €.
Si el grupo no tiene marcada la casilla "Calcular el precio automáticamente", escribe tú el PVP con IVA en "Precio venta". El "Precio teórico + IVA" te muestra el PVP recomendado según el factor multiplicador, pero puedes poner el PVP que necesites. En el ejemplo, el PVP recomendado es 17,82 € y el "Precio venta" es 20 €.
Haz clic en "Aceptar". El producto aparece dentro del grupo de productos a la venta del cliente externo, con su precio de venta, y ya está disponible para hacer ventas a ese cliente.
📢 Atención: Con la casilla "Calcular el precio automáticamente" marcada, el PVP del producto cambia cuando cambia el precio de compra de la materia prima. Si quieres mantener un PVP fijo para el cliente externo, deja la casilla sin marcar al crear o editar el grupo y escribe el PVP en "Precio venta".
💡 Consejo: Añade todos los productos que vas a vender al cliente externo antes de crear la primera venta: así las ventas a ese cliente son más rápidas. Para añadir varios productos de una vez, usa los botones "Añadir varios productos", "Añadir de familias" o "Añadir de agrupación" de la ventana del grupo.
¿Cómo saber si un grupo de productos a la venta calcula el precio automáticamente?
En la Página del cliente de tspoonlab, la cabecera de cada grupo de productos a la venta muestra si el grupo calcula el PVP de forma automática:
Sin la casilla "Calcular el precio automáticamente": la cabecera del grupo muestra solo la fórmula, por ejemplo «Precio = 3 * Coste», y el precio de venta del producto es el que escribiste en "Precio venta". En el ejemplo, 20 €: 18,18 € más un 10 % de IVA.
Con la casilla "Calcular el precio automáticamente": la cabecera del grupo muestra el icono de la calculadora delante de la fórmula, y el precio de venta del producto es el que calcula tspoonlab. En el ejemplo, 17,82 €: 16,2 € más un 10 % de IVA.
¿Qué información muestra cada producto a la venta del cliente externo?
Cada producto que añades a un grupo de productos a la venta aparece en la Página del cliente de tspoonlab con su formato de venta, su coste, su Food Cost, su aportación y sus precios. En el ejemplo, el croissant del grupo Bollería tiene un factor multiplicador de 3, el cálculo automático del precio activado y un IVA del 7 %.
Estas son las columnas que muestra tspoonlab para cada producto a la venta del cliente externo:
"Uni": el formato de venta del producto, el que estableciste en "Cantidad". En el ejemplo, 1 caja.
"Coste/Descuento": el coste del producto en tspoonlab o el descuento aplicado. En el ejemplo, el coste es 5,4 €.
"Food Cost": el porcentaje que representa el coste sobre el precio de venta sin IVA. En el ejemplo, 5,4 ÷ 16,2 = 33,33 %.
"Aport." (aportación): lo que te queda de cada unidad vendida, es decir, la diferencia entre el precio de venta sin IVA y el coste. En el ejemplo, 16,2 − 5,4 = 10,8 €.
"Precio teórico": el precio sin IVA que calcula tspoonlab con el factor multiplicador del grupo. En el ejemplo, 5,4 × 3 = 16,2 €.
"Precio venta": el PVP con IVA al que vendes el producto al cliente externo. En el ejemplo, 17,33 €. Debajo del "Precio venta" aparece el desglose, que es el precio sin IVA más el porcentaje de IVA aplicado («16,2+7%»), y la fecha de la última modificación del precio («Hoy, 11:39»).
El "Food Cost" y la "Aport." de un producto a la venta se calculan con el precio de venta sin IVA, no con el "Precio teórico". Si el grupo no calcula el precio automáticamente y escribes tú el "Precio venta", los dos valores cambian. Por ejemplo, con un "Precio venta" de 20 € y un IVA del 10 %, el precio sin IVA es 18,18 €, el "Food Cost" es 5,4 ÷ 18,18 = 29,70 % y la "Aport." es 18,18 − 5,4 = 12,78 €.
Debajo de los productos de cada grupo, la fila «Media» muestra la media del grupo de productos a la venta: el "Coste/Descuento", el "Food Cost", la "Aport.", el "Precio teórico" y el "Precio venta" medios de todos los productos del grupo. En el ejemplo, el grupo Bollería tiene un solo producto, así que la fila «Media» coincide con los valores del croissant: 5,4 €, 33,33 %, 10,8 €, 16,2 € y 17,33 € (16,2+7%).
¿Qué hacer después de configurar los productos del cliente externo?
Cuando el cliente externo tiene configurados todos sus productos a la venta, ya puedes crear ventas a ese cliente desde "Gestión" → "Ventas" y generar el albarán de venta. El paso a paso está en el artículo Vende a un cliente externo y genera el albarán de venta.
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