¿Qué es un pedido en tspoonlab y cómo generarlo?
Un pedido es el documento digital que centraliza el proceso de compra de materias primas en tspoonlab. Sirve para dar trazabilidad a tus compras, ordenar la comunicación con cada proveedor y mantener el control de costes antes de recibir la mercancía.
En este artículo aprenderás a generar un pedido de dos formas: pedido simple para un solo proveedor, o pedido organizado por semana o mes con varios proveedores agrupados dentro. También aprenderás a añadir artículos y cantidades, y a enviar el pedido a tu proveedor por email, WhatsApp o registro manual.
💡 Consejo: Recomendamos el pedido organizado por semanas para mantener una operativa más fluida y organizada dentro del sistema.
Vídeo: cómo generar y enviar un pedido
Este vídeo muestra cómo crear un pedido simple, desde cero, añadir artículos y enviarlo a tu proveedor.
¿Cómo generar un pedido simple para un solo proveedor?
Un pedido simple es el más rápido de crear: seleccionas un proveedor específico desde el inicio y el pedido queda asociado solo a él. Aunque es más rápido de crear, también es más desordenado, por lo que recomendamos hacer pedidos organizados por semanas.
Crea un nuevo pedido
Accede a "Gestión" y haz clic en "Compras".
Ve a los tres puntos junto al buscador y selecciona "Nuevo pedido" en el menú desplegable.
Completa los datos básicos del pedido
En la ficha emergente "Nuevo pedido", completa el campo "Nombre" del pedido (por defecto te sugerirá un nombre genérico tipo "C0001", recomendamos aquí poner el nombre del proveedor).
Selecciona el "Proveedor" al que se va a enviar este pedido.
Selecciona la "Fecha" y la "Hora" de ejecución del pedido.
Pulsa "Aceptar" para guardar.
Añade los artículos del proveedor siguiendo el paso a paso más abajo.
¿Cómo generar un pedido organizado por semana o mes?
Esta es la forma que recomendamos: creas un único pedido con el nombre de la semana o el mes, y dentro vas sumando todos los proveedores que necesites, en lugar de crear un pedido separado por cada uno.
Crea el pedido semanal o mensual
Accede a "Gestión" y haz clic en "Compras".
Ve a los tres puntos junto al buscador y selecciona "Nuevo pedido" en el menú desplegable.
En el campo "Nombre", escribe la semana o el mes que corresponda (por ejemplo, "Semana 1 al 6 septiembre").
Selecciona la "Fecha" y la "Hora". Deja el campo "Proveedor" vacío: lo completarás después, proveedor por proveedor.
Si quieres que este pedido reciba automáticamente los albaranes escaneados y los pedidos generados desde otras partes del sistema (como plantillas) durante ese periodo, marca la casilla "Pedido por defecto".
Pulsa "Aceptar" para guardar. La semana se verá en el calendario vertical con un tic verde, que señaliza el pedido por defecto.
💡 Consejo: Te recomendamos una rutina operativa fija: el lunes por la mañana o el domingo por la noche, una vez escaneados todos los albaranes de la semana, crea la carpeta de la semana entrante y márcala como "Pedido por defecto". Así se repite el mismo hábito cada semana.
Añade un proveedor al pedido
Dentro del pedido semanal o mensual, puedes sumar tantos proveedores como necesites, uno por uno.
Abre el pedido desde el listado. Verás que empieza con "0 Compras".
Haz clic en los tres puntos junto al nombre del pedido, arriba a la derecha y selecciona "Añadir proveedor al pedido".
Busca y selecciona el proveedor en el campo "Proveedor".
Pulsa "Seleccionar" y luego "Aceptar" para sumarlo al pedido.
Repite estos pasos con cada proveedor que quieras incluir en el pedido de esa semana o mes.
Cada proveedor aparecerá como una línea propia dentro del pedido, con su estado y su total, podrás ver también el importe total semanal al lado de "Total Pedido".
📢 Atención: Si un albarán escaneado o un pedido generado automáticamente termina en la carpeta semanal o mensual que no corresponde, usa el menú de tres puntos del pedido y selecciona "Mover a otro pedido" para reubicarlo en la carpeta correcta.
¿Cómo añadir artículos y cantidades de un proveedor a un pedido?
Tanto si has hecho un pedido de forma simple seleccionando al proveedor como si has hecho un pedido semanal seleccionando la opción "Añadir proveedor al pedido", se abrirá una ventana donde podrás seleccionar los artículos del proveedor previamente elegido:
Añade artículos de dos formas:
Búsqueda individual: escribe o busca el nombre del artículo en el campo "Artículo" y añádelo.
Lista de Artículos: haz clic en "Mostrar como Check List", en la parte inferior de la ventana, para ver todos los artículos asociados al proveedor y marcarlos uno por uno.
Introduce la "Cantidad" deseada en cada artículo, y usa el campo "Comentario" para añadir especificaciones si las necesitas.
Si necesitas modificar la fecha de recepción, haz clic en "+ Datos" y selecciona la fecha en la cabecera.
Si tienes precios ya cargados en la ficha del proveedor (de forma manual o con listas de precios) y quieres traerlos a las líneas del pedido, haz clic en "Actualizar precios".
Una vez completado, haz clic en "Aceptar" para guardar los artículos de ese proveedor.
El total del pedido se actualiza automáticamente con la suma de todos los proveedores añadidos.
¿Cómo enviar un pedido al proveedor?
Una vez generado el pedido, ya sea simple o por semana/mes, con uno o varios proveedores, tienes que enviarlo para que llegue a cada proveedor.
Sitúate sobre la línea gris del proveedor y haz clic en los tres puntos.
Selecciona el canal de envío:
Enviar por mail: envía el pedido al correo configurado en la ficha del proveedor, con una previsualización editable del mensaje.
Enviar por WhatsApp: abre WhatsApp Web o la app móvil con el número del proveedor y el texto del pedido listo para enviar.
Enviar (Registro Manual): marca el pedido como Enviado sin remitirlo, si lo hiciste por teléfono u otro medio.
Copiar texto de la compra: para compartirlo por otro canal.
El envío generará un documento descargable; para acceder a él, haz clic en "Pedido" justo debajo del nombre del proveedor, en la franja gris.
📢 Atención: El pedido se envía automáticamente sin precios al proveedor, en todos los canales.
¿Cómo hacer seguimiento de un pedido enviado por email?
Enviar por email nos da la opción de hacer un seguimiento al proveedor. Haz clic en el icono de flecha marrón hacia abajo (junto al estado Enviada) para ver la evolución del envío (recepción y apertura del correo). Podrás actualizar esta información con el icono de rueda en la parte superior.
Si tu flujo de trabajo lo requiere, puedes solicitar la aprobación del pedido antes de enviarlo, para validar los costes primero. Haz clic en el menú de tres puntos del pedido, y luego en "Pedir aprobación".
📌 Nota: Para activar la Aprobación de pedidos, ponte en contacto con tu asesor de cuenta.
¿Cómo personalizar el mensaje por defecto de los pedidos?
Puedes editar el texto que se usa por defecto en los envíos por email o WhatsApp desde la configuración del Centro de Coste.
Dirígete al menú de "Centros de Coste", arriba a la derecha de la pantalla.
Selecciona "Editar" en el centro de coste correspondiente.
En el apartado "Compras", modifica el mensaje predefinido.
📌 Nota: Por defecto, el envío por WhatsApp no adjunta el PDF ni el XLSX del pedido, a diferencia del email.
¿Cómo se diferencian un pedido simple y uno organizado por semana o mes en el listado?
En el listado lateral, los pedidos se agrupan por mes en un calendario vertical; ahí es donde se ve la diferencia organizativa entre un pedido simple y uno organizado por semana o mes.
Si no usas la carpeta "Pedido por defecto", cada albarán que escanees y cada pedido que generes, aparecerá como una línea suelta en el listado lateral. Si en cambio organizas tus compras con pedidos por semana o mes marcados como "Pedido por defecto", cada semana o mes aparecerá en el calendario vertical, y dentro de esa carpeta se agruparán todos los pedidos y albaranes de ese período, en lugar de quedar sueltos en el listado.
Iconos de estado de un pedido o albarán
Cada línea de un pedido y cada carpeta de semana muestra iconos que indican en qué punto del proceso se encuentran.
Flecha diagonal hacia arriba (naranja): el pedido se generó en el sistema pero todavía no se envió al proveedor (Pendiente de enviar).
Flecha diagonal hacia abajo (marrón): el pedido se generó y ya se envió al proveedor (Enviada).
Pausa (azul): el albarán se escaneó, pero todavía no se recibió en el sistema.
Check (verde): el albarán se recibió en el sistema; los productos ya entraron en el almacén digital.
Círculo con "!" (rojo): hay una incidencia asociada (por ejemplo, un número de albarán duplicado, o una incidencia añadida manualmente, como "no llegó el tomate").
Check (verde) junto al pedido semanal: Pedido por defecto.
📌 Nota: Cualquier ícono junto a un pedido o una carpeta de semana indicará que hay algo pendiente de resolver. Si todas las compras de la semana ya están recibidas (check verde), la carpeta se verá limpia, sin ningún ícono al lado.
📌 Nota: Cuando escanees un albarán y el sistema no reconozca al proveedor, la línea aparecerá como "Sin proveedor" con el ícono de Pendiente de enviar (flecha naranja) y el albarán adjunto al pedido.
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