¿Qué es un inventario y cómo gestionarlo?
El inventario es un proceso formal, masivo y fechado que abarca la totalidad de un almacén. Es el recuento físico y obligatorio de la totalidad de los productos disponibles en un almacén en una fecha y hora determinadas. Por lo general, se planifica y se recomienda realizarlo coincidiendo con el cierre de mes.
El recuento parcial es un control rápido y selectivo de productos o ubicaciones específicas que solo actualiza los artículos contados sin alterar el resto del almacén. En cambio, el inventario es una auditoría masiva y obligatoria de todo el almacén para cierres de período, donde cualquier artículo no registrado se pone automáticamente a cero para calcular el Food Cost real y las mermas globales.
📢 Atención: Al tratarse de una auditoría total, cualquier artículo que no se registre con stock durante el proceso se pondrá automáticamente a cero.
Paso a paso para realizar un inventario
Dirígete a "Gestión", "Inventarios". Dentro del menú desplegable de los tres puntos, selecciona "Nuevo inventario".
Elige el almacén a inventariar y el tipo de inventario a realizar.
Se creará un inventario, listo para iniciar. Al iniciar el inventario, el sistema generará un inventario que incluye todos los artículos del almacén junto con su stock y coste teóricos en ese momento exacto. En este punto, puedes elegir entre tres opciones para trabajar:
Iniciar desde la web: Haz clic en "Iniciar" para introducir las cantidades reales de forma digital desde la propia interfaz de tspoonlab en tu ordenador o tablet.
Iniciar desde la aplicación móvil: Abre la app de tspoonlab en tu smartphone y pulsa "Iniciar" para introducir las cantidades reales de forma digital.
Seguidamente añade la cantidad real en la columna correspondiente.
Puedes ver los formatos de los productos haciendo clic en el icono de la calculadora, justo al lado de la celda para introducir la cantidad real.
Trabajar con plantilla de Excel: Accede a la sección de "En productos" y al menú desplegable de los tres puntos selecciona "Exportar el inventario para recuento (XLSX)" o "Exportar el inventario para recuento con formatos (XLSX)" para descargar la plantilla. Tienes la opción de exportar con el formato de compra de los proveedores para facilitar el conteo físico a ciegas. Una vez rellenes las cantidades en el archivo, podrás volver a importarlo al sistema de forma masiva.
Para importar el inventario, dirígete a la sección de importaciones, dentro del inventario correspondiente. Abre el menú de los tres puntos y selecciona "Importar inventarios". Asegúrate de no modificar filas, columnas ni datos de productos. Solo debes rellenar las casillas en amarillo.
Cuando termines, haz clic en "Finalizar". Si tienes algún comentario puedes agregarlo en la sección de "Comentarios".
Una vez finalizado el inventario, puedes bloquearlo (si tienes el permiso para hacerlo en tu configuración) en el menú desplegable de los tres puntos, seleccionando "Bloquear inventario". También puedes filtrar el inventario para solamente ver los productos con movimientos haciendo clic en "Ver solo los productos con movimientos".
Por último, puedes visualizar el total de coste real de tu inventario, calculado según el método de valoración de inventarios que tenga configurado el almacén. Descubre cómo funciona cada método en Configura la valoración de inventarios de tus almacenes.
📌 Nota: El tipo de fecha que elijas al crear el inventario determina cómo podrás obtener tus resultados en los informes de tspoonlab. Usa "Cierre Mes" si quieres filtrar los informes por meses; con "Fecha" o "Ahora" tendrás que filtrar por las fechas exactas en las que se realizaron los inventarios inicial y final.
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