¿Qué muestra el informe de almacenes de tspoonlab y cómo usarlo?
En este artículo aprenderás a usar el "Informe de almacenes" de tspoonlab para calcular tu Food Cost real, compararlo con el Food Cost teórico y entender de dónde sale la diferencia, encontrar los productos con desviaciones entre lo que debería haber en el almacén y lo que hay, y revisar las mermas, el consumo real por familia y la variación de tus inventarios. También verás cómo filtrarlo, cómo exportarlo a Excel y qué revisar si los datos no cuadran.
Este artículo es para gerentes, jefes de cocina y responsables de almacén o de control de costes que hacen inventarios en tspoonlab. Necesitas un perfil de usuario con el permiso "Informes".
El "Informe de almacenes" de tspoonlab cruza tus inventarios, compras, traspasos, ventas, producciones y mermas. El Food Cost real sale de lo que realmente ha salido del almacén entre dos inventarios; el Food Cost teórico, de lo que deberías haber consumido según tus escandallos. Por eso el "Informe de almacenes" necesita un inventario completo al inicio y otro al final del periodo.
¿Cómo abrir el informe de almacenes en tspoonlab?
Para abrir el "Informe de almacenes" de tspoonlab:
Haz clic en "Análisis", en la barra negra superior, y después en "Informes".
Haz clic en el desplegable de informes, arriba a la izquierda, y selecciona "Informe de almacenes".
tspoonlab abre el informe con el mes en curso y el Centro de Coste activo. Debajo del nombre del informe aparece el periodo que estás viendo, por ejemplo julio 2026.
¿Cómo elegir el periodo del informe de almacenes?
El periodo del "Informe de almacenes" de tspoonlab se elige solo con el mes y el año, arriba a la derecha, y con las flechas naranjas para pasar al mes anterior o al siguiente. Este informe no tiene las opciones de agrupar por día o semana ni de comparar con otro periodo, porque sus cálculos dependen de las fechas de tus inventarios, por lo que el cálculo comienza con un inventario inicial y termina con un inventario final.
📢 Atención: El "Informe de almacenes" calcula el consumo real con el inventario inicial y el final del periodo. Si al final del mes no has hecho inventario, el inventario final no figurará en el informe o valdrá 0 € si está creado pero vacío, y el consumo real, el Food Cost real y la variación de inventarios no serán fiables. Haz un inventario completo cada mes, con fecha "Cierre de mes".
¿Cómo filtrar el informe de almacenes por Centro de Coste, almacén u otros datos?
Debajo de los desplegables del periodo, el "Informe de almacenes" de tspoonlab tiene una fila de filtros. Para elegir los Centros de Coste del informe:
Haz clic en el filtro del Centro de Coste.
Marca uno o varios Centros de Coste. Para encontrar uno, escribe su nombre en "Descripción..."; para marcarlos todos, haz clic en "Seleccionar todos".
Haz clic en "Seleccionar". El informe suma los datos de todos los Centros de Coste marcados.
Además del Centro de Coste, puedes filtrar el "Informe de almacenes" por "Familia...", "Clientes...", "Tipo de cliente...", "Cuenta..." (cuenta de análisis) y "Almacén".
¿Cómo se calcula el Food Cost real en el bloque "Resultado"?
El bloque "Resultado" del "Informe de almacenes" de tspoonlab tiene dos partes, "Real" y "Teórico", cada una con dos columnas: "Importe", el valor en euros, e "Impacto (%)", el peso de cada fila sobre las ventas. Las filas que suman o restan al Food Cost muestran su impacto en puntos (pt).
La parte "Real" hace el cierre del periodo a partir de las "Ventas":
"Compras": el importe comprado y su % sobre las ventas.
"Traspasos entradas" y "Traspasos salidas": lo que ha entrado desde otros almacenes o Centros de Coste y lo que ha salido hacia ellos.
"Variación de inventario (Inicial − final)": la diferencia entre el inventario inicial y el final, con los dos importes debajo y el % que ha cambiado el inventario.
"% Food cost real / Consumos ajustados": lo que realmente has consumido, que es la suma de las filas anteriores, y su % sobre las ventas.
"Total aportación económica": ventas − consumos ajustados, en euros y en % sobre las ventas.
Ejemplo de Food Cost real:
Ventas del mes: 10.000 €.
Compras: 3.000 €, un impacto del 30 %. Traspasos de entrada: 100 € (+1 pt). Traspasos de salida: −200 € (−2 pt).
Variación de inventario: inventario inicial 2.000 € − inventario final 1.400 € = 600 € (+6 pt).
Consumos ajustados: 3.000 € + 100 € − 200 € + 600 € = 3.500 €, es decir, un % Food Cost real del 35 % (30 + 1 − 2 + 6).
Total aportación económica: 10.000 € − 3.500 € = 6.500 €, el 65 % de las ventas.
La parte "Teórico" calcula el Food Cost según tus escandallos. Sus "Ventas" son solo las ventas con coste, y debajo indica aparte las ventas "Sin coste" y las "Pendientes" de vincular, que no se tienen en cuenta. Con esas ventas muestra el "% Food cost teórico / Consumos según escandallo" y el "Total aportación económica" teórica.
El bloque "Resultado" se consulta en pantalla y no se puede exportar a Excel.
Debajo de "Resultado". El bloque “Más datos” tiene dos vistas: “Anteriores”, con los resultados de los meses anteriores, y “Por centro de coste”, con los resultados de cada Centro de Coste
¿Qué explica el bloque "De foodcost teórico a real"?
El bloque "De foodcost teórico a real" del "Informe de almacenes" de tspoonlab explica por qué tu Food Cost real es distinto del teórico. Parte de las ventas con coste y del "Consumos según escandallo", y suma en puntos (pt) lo que se ha consumido fuera de ellos:
"Consumos fuera de escandallo": compras que no están vinculadas a ninguna venta ni receta, como envases, productos de limpieza o comida de personal. Haz clic en "+ Info" para ver el detalle.
"Traspaso": los traspasos entre almacenes o Centros de Coste.
"Mermas": las mermas registradas.
"Desviaciones de escandallo": la diferencia entre lo que debería haber en cada almacén y lo que se ha contado en el inventario. Haz clic en "+ Info" para ver el detalle por almacén y producto.
El resultado es el "% Foodcost teórico a real / Consumos ajustados" y el "Total aportación económica". La gráfica de la derecha muestra el mismo recorrido: parte del "% Food cost teórico", suma los puntos de cada concepto y llega al "% Food cost real". Así ves de un vistazo qué concepto explica la mayor parte de la diferencia.
📢 Atención: Los puntos de este bloque se calculan sobre las ventas con coste. Si tienes muchas ventas pendientes de vincular o sin coste, las ventas con coste serán inferiores a la realidad y el % Foodcost teórico a real puede salir de cientos o miles de puntos. Vincula tus ventas y revisa los productos sin coste para que el bloque sea útil.
¿Cómo ver las desviaciones de cada producto?
El bloque "Desviaciones de almacenes" del "Informe de almacenes" de tspoonlab muestra una gráfica con el importe de las desviaciones de cada almacén y, debajo, la lista de almacenes con su número de productos y el importe total de sus desviaciones. Por defecto solo aparecen los almacenes con desviaciones; con "Mostrar todos" puedes ver todos los productos, y con "Mostrar solo con desviaciones" vuelves a la vista inicial.
Haz clic en la flecha de un almacén para ver sus productos. La tabla tiene dos vistas, que cambias con "Ver por cantidad" y "Ver por importe":
Por cantidad: "Inventario inicial", "Entradas", "Salidas", "Teórico" (lo que debería haber: inventario inicial + entradas − salidas), "Inventario final" (lo que se ha contado) y "Desviación" (inventario final − teórico).
Por importe: "Total compras", "Total ventas", "Teórico", "Real", "Desviación", "%" (la desviación sobre el total comprado), "Precio medio" e "Importe" (el valor de la desviación).
Ejemplo de desviación de un producto:
Inventario inicial 10 kg + entradas 25 kg − salidas 15 kg = teórico de 20 kg.
En el inventario final cuentas 15 kg: la desviación es 15 kg − 20 kg = −5 kg, es decir, faltan 5 kg.
Sobre lo comprado: −5 kg ÷ 25 kg = −20 %. Con un precio medio de 8,00 €/kg, el importe de la desviación es 5 kg × 8,00 € = 40,00 €.
Una desviación negativa indica que falta producto y su importe sale en positivo, porque es un coste; una desviación positiva indica que sobra producto y su importe sale en negativo. Dentro de un almacén, "Mostrar todos" incluye también los productos sin desviación.
Haz clic en la flecha junto al nombre de un producto para ver la evolución de su stock día a día, con los "Inventarios", "Compras", "Producciones", "Ventas" y "Otros" movimientos, y la lista de cada movimiento con su fecha y cantidad. Así puedes encontrar en qué momento empezó la desviación.
Para descargar el informe de desviaciones de almacenes, dirígete al menú desplegable de tres puntos y haz clic en "Exportar informe (XLSX)". Este informe muestra: Familia, Cuenta de análisis, Producto, Código, Unidad, Ventas, Producciones, Mermas, Otros (movimientos de almacén), Consumo teórico, Cantidad inicial, Compras, Traspasos, Cantidad final, Consumo real, Cantidad de desviación, Precio medio e Importe.
También puedes descargar "Exportar informe por centro de coste (XLSX)" para analizar los desvíos de todos los Centros de Coste seleccionados en el filtro. En este caso, se agregará una columna de Centro de Coste y una de Almacén.
Por último puedes descargar "Exportar informe todos (XLSX)", este informe incluye todos los productos del almacén, tengan desvíos o no. Puede servirte para analizar los consumos de cada uno de los productos que ingresaron en tu negocio y almacenes.
Imagen: Informe de desviaciones de almacenes de productos clave desde "Exportar informe (XLSX)".
Imagen: Informe de desviaciones de almacenes de productos clave desde "Exportar informe por centro de coste (XLSX)".
Imagen: Informe de desviaciones de almacenes de productos clave desde "Exportar informe todos (XLSX)".
📢 Atención: Una unidad o un formato de compra mal configurados provocan desviaciones enormes, por ejemplo un producto que se compra por kilos pero tiene un formato registrado en gramos. Si ves una desviación de miles de unidades, revisa la unidad y el formato de compra del producto antes de buscar pérdidas. Para ver mejor las desviaciones, registra los productos en unidades estándar (kg, L, unidad o botella), no en gramos ni mililitros.
¿Cómo seguir de cerca los productos clave?
El bloque "Desviaciones de almacenes de productos clave" del "Informe de almacenes" de tspoonlab muestra las desviaciones solo de los productos que has marcado como clave, como los de más valor o los que más se pierden. Marca el producto como clave desde los tres puntos de su Página del producto, con “Establecer como producto clave”. Tienes más detalles en Recuentos parciales: ¿Qué son y cómo hacerlos?.
Haz clic en la flecha junto al nombre del almacén para desplegar los productos clave de cada almacén, luego haz clic en la flecha junto a cada producto para ver la evolución de su stock día a día, con los "Inventarios", "Compras", "Producciones", "Ventas" y "Otros" movimientos, y la lista de cada movimiento con su fecha y cantidad. Así puedes encontrar en qué momento empezó la desviación.
Para descargar el informe de desviaciones de almacenes de productos clave, dirígete al menú desplegable de tres puntos y haz clic en "Exportar informe (XLSX)". Este informe muestra: Familia, Cuenta de análisis, Producto, Código, Unidad, Ventas, Producciones, Mermas, Otros (movimientos de almacén), Consumo teórico, Cantidad inicial, Compras, Traspasos, Cantidad final, Consumo real, Cantidad de desviación, Precio medio e Importe.
También puedes descargar "Exportar informe por centro de coste (XLSX)" para analizar los desvíos de productos clave de todos los Centros de Coste seleccionados en el filtro. En este caso, se agregará una columna de Centro de Coste y una de Almacén.
Imagen: Informe de desviaciones de almacenes de productos clave desde "Exportar informe (XLSX)".
Imagen: Informe de desviaciones de almacenes de productos clave desde "Exportar informe por centro de coste (XLSX)".
💡 Consejo: Marca como clave tus productos de más valor, como carnes, pescados o bebidas alcohólicas. Revisar cada mes solo sus desviaciones es la forma más rápida de detectar pérdidas importantes.
¿Qué muestra el bloque "Mermas de almacenes"?
El bloque "Mermas de almacenes" muestra los productos mermados desde el módulo de Mermas, sus cantidades y sus importes, separados por almacén. Haz clic en la flecha del almacén para ver cada producto con su importe y su cantidad.
Para descargar el informe de "Mermas de almacenes", dirígete al menú desplegable de los tres puntos y haz clic en "Exportar informe (XLSX)". Este informe muestra Familia, Producto, Código, Cantidad, Unidad y Coste.
¿Qué muestra el informe "Consumo real por familia"?
El bloque "Consumo real por familia con compras" muestra una gráfica de barras con los consumos ajustados de cada familia.
Al seleccionar "Más datos..." se despliega la tabla con el inventario inicial, las compras, los traspasos, el inventario final y el % de cada familia sobre el total.
Para descargar el informe de "Consumo real por familia", dirígete al menú desplegable de los tres puntos y haz clic en "Exportar informe (XLSX)". Este informe muestra Producto, Inventario inicial, Compras, Traspasos de entrada, Traspasos de salida, Inventario final y Consumo ajustado.
¿Qué muestra el informe "Variación de inventarios"?
El bloque "Variación de inventarios" muestra una gráfica con la diferencia entre el inventario inicial y el final de cada almacén.
Al seleccionar "Más datos..." se despliega la tabla dividida en almacenes, con el inventario inicial y el final, el importe inicial y el final, y el incremento entre ambos. Al final de la tabla estarán los totales de todos los almacenes.
Para descargar el informe de "Variaciones de inventarios", dirígete al menú desplegable de los tres puntos y haz clic en "Exportar informe (XLSX)". Este informe muestra Almacén, Centro de coste, Fecha inicial (de inventario), Fecha final (de inventario), Importe inicial (de inventario), Importe final (de inventario) e Incremento. Desde el mismo menú desplegable puedes seleccionar "Exportar informe detallado (XLSX)" que además de las columnas que muestra el "Exportar informe (XLSX)", muestra Familia, Cuenta de análisis, Producto, Cantidad inicial, Unidad, Cantidad final, Variación de cantidad y Variación de importe.
Imagen: Informe de "Variaciones de inventarios" desde "Exportar informe (XLSX)".
Imagen: Informe de "Variaciones de inventarios" desde "Exportar informe detallado (XLSX)".
El importe de cada inventario depende del método de valoración de cada almacén. Tienes la explicación de cómo funciona cada método en Configura la valoración de inventarios de tus almacenes.
¿Por qué no cuadran los datos del informe de almacenes?
Si el "Informe de almacenes" de tspoonlab muestra un Food Cost real desproporcionado, por ejemplo de más del 100 %, o desviaciones que no esperas, revisa estos puntos:
Falta un inventario: sin un inventario completo al inicio y al final del periodo, el consumo real no es correcto.
Compras posteriores al inventario: si recibes un albarán con fecha anterior a un inventario ya hecho, ese inventario no se recalcula solo; corrige el inventario a mano.
Unidades y formatos mal configurados: una compra registrada en la unidad equivocada multiplica el importe de las compras y dispara el consumo real.
Ventas sin vincular o sin coste: no generan consumo teórico y reducen las ventas con coste, así que el % Foodcost teórico a real se dispara y sus productos aparecen como desviación.
Mermas no registradas: si no registras las mermas desde su apartado, aparecen como desviación.
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