¿Para qué sirve el buzón de facturas de tspoonlab y cómo se usa?
En este artículo aprenderás a crear el buzón de facturas de un Centro de Coste en tspoonlab, a hacer llegar a esa dirección de correo las facturas de tus proveedores y a revisar en "Recepción de facturas" cómo la IA las registra. También verás qué hacer cuando un correo queda "Para revisar": confirmar el destinatario, eliminar las facturas que no corresponden o resolver el proveedor. Por último, aprenderás a comprobar la factura creada y a marcar su estado.
Este artículo está dirigido a responsables de compras, administración y contabilidad de restaurantes y grupos de restauración, y a gerentes que reciben las facturas de los proveedores. Para crear el buzón de facturas necesitas permisos para editar el Centro de Coste y tener activada esta funcionalidad en tu cuenta de tspoonlab.
📢 Atención: El buzón de facturas con IA es una funcionalidad con activación y coste asociado. Para activarlo en tu cuenta de tspoonlab, solicítalo a nuestro equipo desde el Chat de Soporte Integrado.
El buzón de facturas de tspoonlab te evita subir las facturas de compra una a una. Cada Centro de Coste tiene su propia dirección de correo: tus proveedores envían ahí sus facturas, o tú las reenvías, y la IA lee el documento, identifica al proveedor, comprueba que la factura va dirigida a ese Centro de Coste y la registra en él.
Para que la IA pueda registrar las facturas que llegan al buzón de facturas, comprueba también estos requisitos:
Los proveedores que te envían las facturas están dados de alta en tspoonlab.
Cada factura llega en PDF, adjunta al correo.
¿Cómo recibir facturas por email con IA en tspoonlab?
En este vídeo te mostramos cómo crear el buzón de facturas de un Centro de Coste en tspoonlab, reenviar una factura a esa dirección y revisar en "Recepción de facturas" cómo la IA la registra. Debajo del vídeo tienes también el paso a paso por escrito.
¿Cómo crear el buzón de facturas de un Centro de Coste en tspoonlab?
Crear el buzón de facturas de un Centro de Coste en tspoonlab te da una dirección de correo propia para ese Centro de Coste, a la que tus proveedores pueden enviar sus facturas. Sigue estos pasos desde la cabecera de tspoonlab.
Abre el apartado "Buzón de facturas" del Centro de Coste
El buzón de facturas se configura en la ventana de edición de cada Centro de Coste, dentro del apartado "Buzón de facturas".
Comprueba en la cabecera de tspoonlab que debajo de "Centros de coste" aparece el Centro de Coste en el que quieres recibir las facturas.
Haz clic en "Centros de coste" y, en el desplegable, selecciona "Editar".
Se abrirá la ventana "Centro de coste - Editar". Desliza hasta el final de la ventana, por debajo de los apartados "Ventas", "Fichas técnicas" y "Producto", y despliega el apartado "Buzón de facturas". Si el Centro de Coste todavía no tiene buzón, verás el mensaje "No hay ningún buzón configurado".
Crea el buzón de facturas con un prefijo
El buzón de facturas de un Centro de Coste se crea en tspoonlab escribiendo un prefijo y pulsando "Crear buzón". Una vez creado, puedes copiar la dirección del buzón con un solo clic.
En el campo "Prefijo", escribe un texto que te ayude a reconocer el buzón de facturas, por ejemplo, el nombre de tu restaurante.
Revisa, justo debajo del campo, el formato que tendrá la dirección del buzón: tu prefijo, seguido de un código de seguridad (token) que tspoonlab genera automáticamente y del dominio @invoices.tspoonlab.com. Por ejemplo: [email protected].
Haz clic en "Crear buzón". Verás el mensaje "Buzón actualizado" y el apartado "Buzón de facturas" mostrará la "Dirección del buzón", el estado "Activo", el prefijo, los botones "Regenerar" y "Revocar" y el "Historial" de direcciones.
Para copiar la dirección del buzón de facturas, haz clic en el botón de copiar que aparece a la derecha de la "Dirección del buzón". Así puedes pegarla directamente en un email a tus proveedores, sin tener que escribirla a mano.
Haz clic en "Aceptar" para cerrar la ventana "Centro de coste - Editar". El buzón de facturas queda activo y listo para recibir correos.
Comparte la dirección del buzón con tus proveedores o reenvía tus facturas
Cada factura que llegue a la dirección del buzón de facturas entrará en tspoonlab y quedará asociada al Centro de Coste de ese buzón.
En el apartado "Buzón de facturas" de la ventana "Centro de coste - Editar", copia la "Dirección del buzón" con el botón de copiar que tiene a la derecha.
Comparte la dirección del buzón con tus proveedores para que te envíen ahí sus facturas.
Si una factura te llega a tu correo habitual, reenvíala a la dirección del buzón con el PDF adjunto.
Cuando el correo llega al buzón, aparece en "Recepción de facturas", donde puedes comprobar cómo lo ha registrado la IA.
💡 Consejo: Comparte la dirección del buzón de facturas solo con tus proveedores. Si empiezas a recibir correos no deseados en esa dirección, pulsa "Regenerar" para obtener una dirección nueva y comunícasela a tus proveedores.
¿Cómo revisar en "Recepción de facturas" las facturas que llegan al buzón?
En "Recepción de facturas" de tspoonlab aparecen todos los correos que han llegado al buzón de facturas, con su estado y el resultado del registro de cada factura.
Abre "Recepción de facturas" y localiza el correo
La opción "Recepción de facturas" está en el menú "Opciones" de la cabecera de tspoonlab.
Haz clic en "Opciones", en la esquina superior derecha de la cabecera (debajo aparece tu nombre de usuario), y selecciona "Recepción de facturas".
Verás la lista de correos que han llegado al buzón de facturas. Para encontrar un correo, puedes:
Buscarlo por remitente con el buscador "Buscar por remitente".
Filtrar por fechas con los campos "A partir de" y "Hasta".
Filtrar por estado desde el menú de los tres puntos (⋮), por ejemplo, "Completado", "Para revisar" o "Error".
Consulta el detalle del correo y el estado de cada factura
Al hacer clic en un correo de "Recepción de facturas", tspoonlab muestra quién lo envió, cuándo llegó, a qué Centro de Coste se ha asociado y el estado de cada factura adjunta.
Haz clic en el correo para abrir su detalle.
Revisa la información del correo:
En la cabecera: el estado del correo, el remitente, la dirección del buzón, la fecha de recepción y el botón "Descargar .eml".
En "Cronología": el texto "Correo asociado al centro" seguido del nombre del Centro de Coste.
En "Adjuntos": cada factura del correo, con su etiqueta de estado y sus botones.
Si el correo está en estado "Para revisar", en naranja, la IA necesita que revises algo antes de crear la factura. La etiqueta del adjunto te indica qué hacer:
"Destinatario no coincide": confirma que la factura va dirigida a este Centro de Coste con "Confirmar destinatario".
"Proveedor no identificado": asigna el proveedor con "Resolver proveedor".
Los dos casos se explican en el apartado «¿Qué hacer si un correo del buzón de facturas queda "Para revisar"?».
Descarga el correo original con todos sus adjuntos
El botón "Descargar .eml" de "Recepción de facturas" descarga en tu ordenador el correo original que llegó al buzón de facturas de tspoonlab, con todos sus documentos adjuntos.
Abre el correo en "Recepción de facturas".
Haz clic en "Descargar .eml", en la esquina superior derecha del detalle del correo. tspoonlab descarga el correo en un archivo con extensión .eml, que puedes abrir con tu programa de correo para ver el mensaje y todos sus adjuntos.
¿Qué hacer si un correo del buzón de facturas queda "Para revisar"?
Un correo del buzón de facturas de tspoonlab queda en estado "Para revisar", en naranja, cuando la IA necesita que confirmes algo antes de crear la factura: que la factura va dirigida a ese Centro de Coste o quién es el proveedor. Mientras el correo está en "Para revisar", la factura de ese adjunto no se crea.
Confirma el destinatario de una factura
Cuando el destinatario de una factura no coincide con el Centro de Coste del buzón de facturas, el adjunto muestra la etiqueta "Destinatario no coincide" y tspoonlab te pide que confirmes el destinatario antes de crear la factura.
En "Adjuntos", localiza la factura con la etiqueta "Destinatario no coincide". A su derecha aparecen los botones "Confirmar destinatario" y "Ver documento".
Haz clic en "Ver documento" para abrir la factura original y comprobar que va dirigida a este Centro de Coste.
Si la factura va dirigida a este Centro de Coste, haz clic en "Confirmar destinatario".
Se abrirá la ventana "Confirmar destinatario" con la pregunta "¿Confirmas que este correo iba dirigido a este centro? Se creará la factura del adjunto.". Haz clic en "Sí".
Comprueba el resultado: el adjunto pasa a "Procesado", con el número de factura y el proveedor debajo de su nombre, y el correo pasa a "Completado". tspoonlab ha creado la factura en este Centro de Coste.
Si la factura no va dirigida a este Centro de Coste, no confirmes el destinatario: elimínala con las casillas de selección de "Adjuntos", como se explica en «Confirma o elimina una o varias facturas con las casillas de selección».
Confirma o elimina una o varias facturas con las casillas de selección
Las casillas de selección de "Adjuntos", en el detalle de un correo de "Recepción de facturas", te permiten eliminar una factura que no va dirigida a ese Centro de Coste, o confirmar el destinatario o eliminar varias facturas de una sola vez.
Marca la casilla que aparece a la izquierda de cada factura que quieras confirmar o eliminar. Para seleccionar todas las facturas del correo, marca la casilla superior, encima de la lista de adjuntos.
Arriba a la derecha de "Adjuntos" aparecen dos botones, con el número de facturas seleccionadas entre paréntesis:
"Confirmar destinatarios": confirma que todas las facturas seleccionadas van dirigidas a este Centro de Coste, para que tspoonlab las cree.
"Eliminar facturas": elimina las facturas seleccionadas, por ejemplo, porque no van dirigidas a este Centro de Coste.
Haz clic en el botón que corresponda. Si confirmas los destinatarios, las facturas seleccionadas pasan a "Procesado" y tspoonlab las crea en este Centro de Coste.
📢 Atención: Antes de eliminar una factura del buzón de facturas, ábrela con "Ver documento" y comprueba que no va dirigida a este Centro de Coste. Si la factura es de otro de tus Centros de Coste, pide al proveedor que la envíe a la dirección del buzón de facturas de ese Centro de Coste.
Resuelve el proveedor de una factura no identificada
Cuando la IA de tspoonlab no identifica al proveedor de una factura del buzón, el adjunto muestra la etiqueta "Proveedor no identificado", el correo queda en "Para revisar" y puedes asignar tú el proveedor desde el detalle del correo con el botón "Resolver proveedor".
En "Adjuntos", junto a la factura con la etiqueta "Proveedor no identificado", haz clic en "Resolver proveedor".
Se abrirá la ventana "Resolver proveedor" con la lista de proveedores. Escribe el nombre del proveedor en el buscador y selecciónalo.
Haz clic en "Aceptar". Verás el mensaje "Proveedor asignado" y la IA terminará de procesar la factura.
¿Cómo comprobar y validar una factura creada desde el buzón de facturas?
Cuando la IA termina de procesar una factura del buzón de facturas, el correo de "Recepción de facturas" pasa a "Completado", el adjunto aparece como "Procesado" y la factura queda registrada en tspoonlab con su número y su proveedor. Desde el adjunto procesado puedes consultar el historial de la factura, abrirla para comprobarla y marcar su estado.
Consulta los estados por los que ha pasado la factura
Cada factura del buzón de facturas guarda en tspoonlab un historial con los pasos por los que ha pasado, desde que llega al buzón hasta que se crea la factura.
En "Adjuntos", haz clic en la flecha roja que aparece a la izquierda del nombre de la factura.
Se abrirá un desplegable con el historial de la factura: la fecha y la hora de cada paso y su descripción. Por ejemplo, en una factura cuyo destinatario se ha confirmado a mano, el historial muestra estos pasos:
"Adjunto enviado al análisis", seguido del nombre del archivo.
"El destinatario de la factura no coincide con el centro".
"Destinatario confirmado manualmente como el centro; se prosigue con la creación de la factura".
"Factura creada", con el número de factura y el número de albaranes enlazados a la factura.
Abre la factura y marca su estado
Con el botón "Abrir factura" del adjunto procesado, abres en tspoonlab la factura creada desde el buzón de facturas para comprobar que se ha procesado correctamente y marcar su estado.
Comprueba que el correo está en "Completado" y que el adjunto aparece como "Procesado", con el número de factura y el proveedor, por ejemplo, "Factura: FAC-26-9001 · Distri Gourmet".
A la derecha del adjunto procesado tienes tres botones:
"Abrir factura": abre la factura registrada para revisarla y marcar su estado.
"Ver proveedor": abre la Página del proveedor.
"Ver documento": abre el PDF original de la factura.
Haz clic en "Abrir factura". Se abrirá la ventana de edición de la factura, con el nombre del proveedor en la cabecera. En el ejemplo, la ventana se llama "Distri Gourmet - Editar factura".
Comprueba que la factura se ha procesado correctamente:
En "Resultado del análisis", los datos que ha leído la IA: el número y la fecha de la factura, el proveedor, los importes "Base", "IVA" e "Importe" y los albaranes que ha identificado en la factura, en verde y con un check.
En "Albaranes", los albaranes enlazados a la factura, con su pedido, base, IVA e importe.
Revisa las casillas de estado, debajo del campo "Comentario". tspoonlab marca siempre por defecto como "Para revisar" las facturas que crea desde el buzón de facturas, para que compruebes que todo es correcto. Las casillas de estado son estas:
"Para revisar": los datos no coinciden o todavía no los has comprobado.
"Validada": todos los datos son correctos.
"Contabilizado": ya has enviado la factura a contabilidad.
"Pagado": ya has pagado la factura.
Si todo es correcto, desmarca "Para revisar" y marca "Validada" y, si corresponde, "Contabilizado" o "Pagado".
Haz clic en "Aceptar". La ventana se cierra y la factura queda guardada en tspoonlab con el estado que has marcado.
Si el correo no pasa a "Completado", comprueba su estado en la lista de "Recepción de facturas". Si está en "Para revisar", abre el correo y, según la etiqueta del adjunto, confirma el destinatario o resuelve el proveedor de la factura. Si está en "Error", "Sin adjuntos válidos" o "Rechazado por seguridad", contacta con nuestro equipo desde el Chat de Soporte Integrado para revisarlo.
📌 Nota: En el buzón de facturas de tspoonlab, "Para revisar" aparece en dos sitios con significados distintos. En "Recepción de facturas" es un estado del correo: la IA necesita que confirmes el destinatario o el proveedor antes de crear la factura. En la ventana de la factura es una casilla de estado: la factura ya está creada y tienes que comprobar sus datos.
📌 Nota: La IA de tspoonlab enlaza a la factura los albaranes que identifica en ella. Si falta algún albarán, puedes añadirlo desde el campo "Albarán" del apartado "Albaranes" de la factura, como en la conciliación manual que se explica en Concilia albaranes con facturas de compras.
¿Qué estados puede tener un correo en "Recepción de facturas"?
Cada correo que llega al buzón de facturas de tspoonlab tiene un estado, que puedes usar para filtrar la lista de "Recepción de facturas" desde el menú de los tres puntos (⋮). Los estados posibles son los siguientes:
"Recibido"
"Procesando"
"Parcialmente procesado"
"Completado"
"Para revisar"
"Sin adjuntos válidos"
"Rechazado por seguridad"
"Error"
Para volver a ver todos los correos del buzón de facturas, selecciona "Todos los estados" en el mismo menú.
Además del estado del correo, cada factura adjunta tiene su propia etiqueta en "Adjuntos", por ejemplo, "Procesado", "Destinatario no coincide" o "Proveedor no identificado".
¿Qué pasa si regeneras o revocas el buzón de facturas?
Regenerar o revocar el buzón de facturas de un Centro de Coste en tspoonlab hace que la dirección actual deje de recibir correos en ese mismo momento. Los botones "Regenerar" y "Revocar" y el "Historial" están en el apartado "Buzón de facturas" de la ventana "Centro de coste - Editar":
"Regenerar": crea una dirección nueva para el buzón de facturas. La dirección anterior deja de recibir correos al momento, así que las facturas que tus proveedores envíen a la dirección antigua ya no entrarán en tspoonlab.
"Revocar": desactiva el buzón de facturas. La dirección deja de recibir correos al momento y ese Centro de Coste deja de recibir facturas por email.
"Historial": muestra todas las direcciones que ha utilizado el buzón de facturas, con su estado y sus fechas de creación y de revocación.
📢 Atención: Si regeneras el buzón de facturas, comunica la nueva dirección a tus proveedores en cuanto la tengas: las facturas que envíen a la dirección anterior no entrarán en tspoonlab.
¿Puedo usar un mismo buzón de facturas para varios Centros de Coste?
No, un buzón de facturas de tspoonlab no se puede compartir entre varios Centros de Coste: cada Centro de Coste tiene su propio buzón, y las facturas que llegan a una dirección se asocian al Centro de Coste de ese buzón. Si tienes varios locales, repite los pasos de creación del buzón en cada Centro de Coste y comparte con cada proveedor la dirección del local al que factura.
💡 Consejo: Usa como prefijo el nombre de cada local para reconocer de un vistazo a qué Centro de Coste corresponde cada buzón de facturas.
¿Necesitas más ayuda? Haz clic en el Chat de Soporte Integrado en la esquina inferior derecha de tu pantalla y nuestro equipo te responderá.