¿Qué es compartir un proveedor entre Centros de Coste en tspoonlab y cómo se hace?
En este artículo aprenderás qué significa compartir un proveedor entre varios Centros de Coste en tspoonlab, cómo activarlo paso a paso, cómo dejar de compartirlo sin perder los albaranes y las facturas ya registradas, y en qué se diferencia de replicar o copiar un proveedor.
Este artículo está dirigido a negocios que gestionan varios Centros de Coste en tspoonlab (grupos de restauración, cadenas o empresas con varios establecimientos). Para editar los Centros de Coste de un proveedor necesitas permisos de edición sobre el módulo de Proveedores.
En tspoonlab, compartir un proveedor significa que un mismo registro de proveedor queda vinculado a varios Centros de Coste a la vez. No se generan copias ni duplicados: existe un único proveedor en la base de datos, con unos mismos datos de contacto y unas mismas condiciones de compra, que se visualiza y se utiliza desde distintos Centros de Coste.
Por eso, cuando compartes un proveedor, cualquier cambio que hagas en su página (datos de contacto, precios, condiciones de compra) se refleja automáticamente y en tiempo real en todos los Centros de Coste con los que está compartido. No hay un proveedor "original" y varias "copias": es el mismo proveedor de tspoonlab, visible desde varios Centros de Coste al mismo tiempo.
¿Cómo compartir un proveedor con otro Centro de Coste en tspoonlab?
Para compartir un proveedor con otro Centro de Coste en tspoonlab, sigue este paso a paso desde el módulo de Proveedores.
Accede al proveedor y accede al apartado "Centros de Coste"
El primer paso para compartir un proveedor es localizar el bloque "Centros de coste" dentro de la página de ese proveedor en tspoonlab.
Accede a "Gestión" y luego a "Proveedores". Selecciona en el listado el proveedor que quieras compartir.
Dentro de la página del proveedor, localiza el bloque "Centros de coste" en la columna derecha. Haz clic en el menú desplegable de los tres puntos y selecciona "Editar".
En la ventana emergente, haz clic en el campo "Centros de coste" y selecciona uno a uno los Centros de Coste con los que quieras compartir este proveedor. Si quieres compartirlo con todos los Centros de Coste de tu cuenta, haz clic en "Añadir todos".
Haz clic en "Aceptar" para guardar los cambios. La ventana se cerrará y verás los Centros de Coste añadidos listados dentro del bloque "Centros de coste" de la página del proveedor. A partir de ese momento, el proveedor compartido ya es visible desde todos esos Centros de Coste.
📢 Atención: Si dejas de compartir un proveedor con un Centro de Coste eliminándolo con la cruz roja de la ventana de edición, perderás toda la información de compra relacionada con ese proveedor en ese Centro de Coste, incluidos todos los albaranes y las facturas que hayas subido. Esta acción no se puede deshacer. Antes de hacerlo, pasa el proveedor de compartido a replicado siguiendo el paso a paso de la siguiente sección.
¿Cómo dejar de compartir un proveedor sin perder los albaranes y las facturas?
Si necesitas dejar de compartir un proveedor con un Centro de Coste pero quieres conservar su historial de compras, no lo elimines: pásalo de compartido a replicado. Al replicarlo, tspoonlab mantiene la información ya registrada y establece una relación jerárquica entre los Centros de Coste, en la que los cambios viajan en un solo sentido, del Centro de Coste "padre" al "hijo".
¿Qué información de un proveedor compartido es común y cuál es propia de cada Centro de Coste en tspoonlab?
En un proveedor compartido de tspoonlab, los datos del proveedor son comunes a todos los Centros de Coste, pero la información de la última compra es propia de cada Centro de Coste.
Común a todos los Centros de Coste: los datos de contacto del proveedor y sus condiciones de compra. Al cambiarlos desde cualquier Centro de Coste, el cambio se aplica a la vez en todos.
Propio de cada Centro de Coste: el precio y la fecha de la última compra. Cada Centro de Coste muestra el precio del último albarán registrado en ese centro, no el de otro, así que los escandallos y los márgenes de cada Centro de Coste se calculan con sus propias compras.
Mueve el proveedor compartido a replicado
La opción para convertir un proveedor compartido en replicado está en el mismo bloque "Centros de coste" de la página del proveedor.
En la página del proveedor, ve al bloque "Centros de coste", haz clic en el menú desplegable de los tres puntos y selecciona "Mover proveedor compartido a replicado".
En la ventana emergente, selecciona el Centro de Coste que pasará a ser el replicado (el "hijo") y haz clic en "Inicio" para lanzar la acción.
Confirma el cambio de proveedor compartido a replicado
Antes de aplicar el cambio, tspoonlab te pide confirmación porque la conversión de compartido a replicado es definitiva.
Se abrirá una segunda ventana emergente preguntando si estás seguro de que quieres pasar el proveedor de compartido a replicado en ese Centro de Coste, y avisando de que la acción no se puede deshacer. Haz clic en "Sí" para confirmar, o en "No" si quieres cancelar.
Al confirmar, el Centro de Coste desde el que has hecho la acción pasa a ser el proveedor "padre" (el que replica) y el Centro de Coste que has seleccionado pasa a ser el "hijo" (el replicado). Desde ese momento, los cambios que hagas en el proveedor del Centro de Coste padre se trasladarán al hijo, pero no al revés, y el historial de albaranes y facturas de cada Centro de Coste se conserva.
Diferencias entre compartir, replicar y copiar un proveedor en tspoonlab
En tspoonlab existen tres formas de trasladar un proveedor a otros Centros de Coste. Pueden parecer similares, pero cada una responde a una lógica distinta. La siguiente lista resume cómo se comporta la información de compra en cada modalidad:
Compartir un proveedor: existe un único proveedor, visible y editable por igual desde todos los Centros de Coste con los que está compartido. No hay jerarquía entre ellos y cualquier cambio se aplica a todos al mismo tiempo y en tiempo real, mientras que el precio y la fecha de la última compra son propios de cada Centro de Coste.
Replicar un proveedor: hay un Centro de Coste "padre" (maestro) desde el que se hacen los cambios, y estos se trasladan de forma unidireccional a los Centros de Coste "hijo" (replicados). La información fluye solo del "padre" al "hijo", nunca del "hijo" al "padre".
Copiar un proveedor: se crea una copia exacta e independiente del proveedor en el Centro de Coste que elijas. A partir de ese momento, el proveedor original y la copia funcionan de forma totalmente autónoma, sin ninguna relación entre ellos.
📌 Nota: Un proveedor compartido solo existe una vez en tspoonlab, así que no puedes aplicar precios ni condiciones distintas por Centro de Coste. Si necesitas que cada Centro de Coste tenga sus propios precios o condiciones para ese proveedor, usa la modalidad de replicar o de copiar en lugar de compartir.
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