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Concilia albaranes con facturas de compras con IA

Sube la factura de tu proveedor en tspoonlab y deja que la IA rellene sus datos y te proponga los albaranes que incluye. Aprende a añadirlos, revisar las diferencias de importe o unidades, completar los campos pendientes y guardar la factura conciliada.

¿Cómo concilio una factura de compra con sus albaranes usando la IA de tspoonlab?

En este artículo aprenderás a conciliar en tspoonlab una factura de proveedor con sus albaranes usando la inteligencia artificial (IA): subirás el archivo de la factura, dejarás que la IA rellene sus datos y te proponga los albaranes que incluye, revisarás las diferencias y guardarás la factura conciliada.

Este artículo es para quienes registran las facturas de proveedores en tspoonlab, normalmente el equipo de compras o de administración. Para seguirlo necesitas tener activada la conciliación de facturas con IA, una opción de pago que se habilita a través del equipo comercial.

📢 Atención: La conciliación de facturas con IA se tiene que activar y tiene un coste asociado. Si todavía no la tienes, contacta con el comercial que lleva tu cuenta o con el equipo de soporte, que te pondrá en contacto con el equipo comercial. Mientras tanto, puedes conciliar tus facturas a mano, como se explica en Concilia albaranes con facturas de compras.

Conciliar una factura en tspoonlab es asociar a la factura de un proveedor los albaranes recibidos que esa factura incluye. Con la conciliación con IA ahorras tiempo: en lugar de teclear cada campo, subes la factura y la IA extrae sus datos, te propone sus albaranes y te avisa si algo no cuadra. Así reduces errores y cierras el mes antes.

Vídeo: concilia una factura con sus albaranes usando la IA

En este vídeo te mostramos cómo conciliar en tspoonlab una factura de proveedor con sus albaranes usando la IA. Después del vídeo tienes el mismo proceso explicado paso a paso.

¿Cómo conciliar una factura de compra con sus albaranes usando la IA en tspoonlab?

La conciliación de facturas con IA se hace desde la Página del proveedor que ha emitido la factura, en el apartado "Últimas facturas", y tiene cuatro fases. Primero abres la ventana "Añadir factura" y analizas la factura con la IA. Después añades los albaranes y, por último, completas los datos antes de guardar.

Abre la ventana "Añadir factura" desde la Página del proveedor

La ventana "Añadir factura" se abre desde el apartado "Últimas facturas" de la Página del proveedor en tspoonlab.

  1. Entra en el módulo "Gestión" y haz clic en "Proveedores".

  2. Selecciona en el listado el proveedor que ha emitido la factura. Se abre la Página del proveedor.

  3. Desliza hacia abajo en la Página del proveedor hasta el apartado "Últimas facturas".

  4. Haz clic en los tres puntos del apartado "Últimas facturas" y selecciona "Añadir factura". Se abre la ventana "Añadir factura", con el nombre del proveedor en la cabecera. En el ejemplo, la ventana se llama «Distri Gourmet - Añadir factura».

    Página del proveedor Distri Gourmet en Gestión, Proveedores, con el menú de los tres puntos del apartado Últimas facturas abierto y una flecha que señala la opción Añadir factura

Sube la factura y analízala con la IA

El análisis con IA lee el archivo de la factura y rellena por ti sus datos en la ventana "Añadir factura" de tspoonlab.

  1. En el campo "Archivo", haz clic en "Asociar archivo" y selecciona la factura guardada en tu ordenador, en formato PDF o JPG.

    Ventana Distri Gourmet - Añadir factura vacía, con una flecha que señala el campo Archivo y la opción Asociar archivo

  2. Comprueba que el nombre del archivo aparece en el campo "Archivo" y pulsa el botón verde "Analizar".

    Campo Archivo de la ventana Añadir factura con el PDF Factura Recapitulativa - Distribuciones Gourmet asociado y el botón Analizar recuadrado en verde

  3. Al terminar el análisis, la IA rellena estos campos con los datos de la factura, si aparecen en el documento:

    • "Número factura"

    • "Fecha factura"

    • "Fecha contabilización"

    • "Fecha vencimiento"

    Debajo del campo "Archivo" aparece el apartado "Resultado del análisis". En su cabecera ves lo que la IA ha leído en la factura: el número y la fecha de la factura, el proveedor y los importes "Base", "IVA" e "Importe".

Añade los albaranes que propone la IA

En el apartado "Resultado del análisis" de la ventana "Añadir factura", la IA de tspoonlab te propone los albaranes pendientes del proveedor. Primero aparecen los que ha identificado dentro de la factura. De cada albarán propuesto ves el "Número albarán", la "Fecha" y la "Base".

  1. Haz clic en "Añadir" en cada albarán que corresponda a la factura. Si todos los albaranes corresponden a la factura, haz clic en "Añadir todos".

    Ventana Añadir factura después del análisis con IA: Número factura FAC-26-9001 y las tres fechas rellenadas, y el apartado Resultado del análisis con tres albaranes, los botones Añadir recuadrados en verde y una flecha que señala Añadir todos

  2. Comprueba el resultado:

    • En "Resultado del análisis", los albaranes añadidos aparecen en verde y con un check.

    • En el apartado "Albaranes" de la factura aparece una línea por cada albarán añadido, con su pedido, base, IVA e importe.

    Albaranes añadidos en verde y con check en Resultado del análisis, y apartado Albaranes recuadrado en verde con los albaranes ALB-26-1089, ALB-26-1001 y ALB-26-1045 y su pedido, base, IVA e importe

📌 Nota: Si un albarán no aparece entre las sugerencias de la IA, puede que ya esté asignado a otra factura o que esté en estado de pausa. Compruébalo en "Compras", dentro del módulo "Gestión".

Completa los datos y el estado de la factura y guárdala

Antes de guardar la factura en tspoonlab, completa los datos que la IA no rellena, marca el estado de la factura y comprueba los importes.

  1. Si los necesitas, completa los campos que la IA no rellena: "Número documento", "Forma de pago" y "Línea de negocio".

  2. Si lo necesitas, escribe un comentario en el campo "Comentario".

  3. Marca el estado de la factura:

    • "Para revisar": los datos no coinciden y hay que revisarlos.

    • "Validada": todos los datos son correctos.

    • "Contabilizado": ya has enviado la factura a contabilidad.

    • "Pagado": ya has pagado la factura.

    Casillas de estado Para revisar, Validada, Contabilizado y Pagado recuadradas en verde en la ventana Añadir factura

  4. Revisa el bloque de importes, en la parte inferior de la ventana. Tiene el desglose de IVA ("Tipo", "Base", "%" y "Cuota"), el "Total base" y el "Total factura". Si hace falta, modifica los importes a mano para sumar transporte, retenciones u otros costes.

    Comprueba que aparece un check junto a "Total base" y otro junto a "Total factura": indican que los importes son correctos. Si falta alguno de los dos checks, revisa los importes antes de aceptar.

    En el ejemplo, la base es 265 €, el IVA del 10 % suma 26,50 € y el total de la factura es 291,50 €. Son los mismos importes que la IA ha leído en "Resultado del análisis".

    Bloque de importes recuadrado en verde: Total base 265 con check, línea de IVA al 10 % con base 265 y cuota 26,5, y Total factura 291,5 con check

  5. Haz clic en "Aceptar". La ventana se cierra y la factura queda conciliada:

    • En el apartado "Últimas facturas" de la Página del proveedor aparece la factura con su número, fecha, fecha de vencimiento, estado e importe.

    • En la lista de albaranes de la Página del proveedor, cada albarán conciliado muestra el número de la factura.

    Apartado Últimas facturas de la Página del proveedor Distri Gourmet con la factura FAC-26-9001 recuadrada en verde: fecha 30/09/26, vencimiento 30/10/26, marcada como Validada y En conta., e importe 291,50 €

¿Qué hacer si un albarán aparece en amarillo al conciliar con IA?

Al conciliar una factura con IA en tspoonlab, un albarán aparece en amarillo en el apartado "Albaranes" cuando su importe o sus unidades no coinciden con lo que la IA ha leído en la factura. Mientras los datos introducidos no coinciden con los de la factura analizada, la ventana "Añadir factura" muestra el botón "Mostrar diferencias" en la parte inferior. Por ejemplo, el botón aparece justo después del análisis, antes de añadir los albaranes.

  1. Haz clic en "Mostrar diferencias", en la parte inferior de la ventana "Añadir factura".

  2. En la ventana "Diferencias detectadas", compara las dos columnas: "Análisis" muestra lo que ha leído la IA en la factura e "Introducido", lo que hay registrado en tspoonlab.

  3. Haz clic en "Cerrar" y corrige lo que haga falta antes de guardar la factura. Cuando los datos coinciden, el albarán deja de aparecer en amarillo y el botón "Mostrar diferencias" desaparece.

¿Cómo cambiar el estado de una factura ya conciliada en tspoonlab?

Después de guardar una factura conciliada en tspoonlab, puedes cambiar su estado o gestionarla desde el menú de los tres puntos de su línea, en el apartado "Últimas facturas" de la Página del proveedor.

  1. En el apartado "Últimas facturas", haz clic en los tres puntos de la línea de la factura.

  2. Selecciona la opción que necesites. El menú de la factura tiene estas opciones:

    • "Editar factura", para volver a abrir la factura y modificarla.

    • "Eliminar factura".

    • Las opciones de estado: "Marcar para revisar", "No Validada", "No contabilizada" y "Pagada". Estas opciones dependen del estado de la factura. En el ejemplo, la factura ya está validada y contabilizada, por eso el menú ofrece "No Validada" y "No contabilizada".

    • "Bloquear factura".

    • "Exportar factura (XLSX)".

    • "Enviar factura por mail" y "Enviar incidencias por mail". Junto a cada opción aparece la dirección de email.

    Menú de los tres puntos de la factura FAC-26-9001 en Últimas facturas, con las opciones Editar factura, Eliminar factura, Marcar para revisar, No Validada, No contabilizada, Pagada, Bloquear factura, Exportar factura (XLSX), Enviar factura por mail y Enviar incidencias por mail

  3. Comprueba el estado de la factura en las columnas "Revisar", "Validada", "En conta." y "Pagado" de su línea. Un check indica que ese estado está marcado.

¿Qué datos rellena la IA de tspoonlab y cuáles tienes que completar tú?

Al conciliar una factura con IA en tspoonlab, la IA y tú os repartís el trabajo. La IA se encarga de:

  • Leer en la factura el número de factura, la fecha de factura, la fecha de contabilización y la fecha de vencimiento, y rellenar sus campos.

  • Leer la base, el IVA y el importe de la factura, que aparecen en la cabecera de "Resultado del análisis".

  • Proponer los albaranes pendientes del proveedor, empezando por los que ha identificado en la factura.

  • Avisar de las diferencias de importe o de unidades entre la factura y los albaranes, con el color amarillo y el botón "Mostrar diferencias".

Tú te encargas de:

  • Elegir qué albaranes añadir a la factura y corregir las diferencias.

  • Completar "Número documento", "Forma de pago", "Línea de negocio" y "Comentario", si los necesitas.

  • Marcar el estado de la factura y comprobar los checks de "Total base" y "Total factura".

¿Puedo conciliar facturas sin la IA?

Sí, puedes conciliar una factura con sus albaranes sin la IA en tspoonlab. En ese caso rellenas los datos a mano y añades los albaranes desde el campo "Albarán" del apartado "Albaranes". El proceso completo está en Concilia albaranes con facturas de compras.

📢 Atención: La conciliación de facturas con IA de tspoonlab es una funcionalidad de pago: se tiene que activar y tiene un coste asociado. Para activarla, contacta con el comercial que lleva tu cuenta o con el equipo de soporte, que te pondrá en contacto con el equipo comercial.

¿Necesitas más ayuda? Haz clic en el Chat de Soporte Integrado en la esquina inferior derecha de tu pantalla y nuestro equipo te responderá.

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