¿Qué son las expediciones, para qué sirven y cómo gestionarlas?
Una expedición en tspoonlab es un movimiento de stock, una salida definitiva de mercancía de tus almacenes. Esta funcionalidad está especialmente dirigida a hoteles con servicios de buffet, empresas de catering, y cocinas de eventos. Se realizan cuando hay una necesidad de dar de baja productos o elaboraciones en bloque para departamentos internos sin la obligación de pasar por ventas.
Movimientos de stock que registran las expediciones
Los movimientos e impactos que se registran al procesar una expedición en tspoonlab se ejecutan de manera directa sobre el stock de tus almacenes. El software realiza los siguientes ajustes automáticos para garantizar la trazabilidad de tus materias primas y elaboraciones.
Baja de materia prima: Resta de tus almacenes las cantidades de los productos, herramientas, elaboraciones o las materias primas asociadas a los productos o elaboraciones despachadas.
Ajuste teórico vs. real: El sistema te permite registrar variaciones entre el volumen planificado y el consumo real de la cocina al finalizar el evento o servicio.
Imputación por línea de negocio: Clasifica el impacto financiero vinculando el gasto a una cuenta o destino específico.
Paso a paso para crear una expedición en tspoonlab
Para crear y gestionar una expedición, sigue este paso a paso:
En la esquina superior derecha de la pantalla, haz clic en el menú "Opciones" y busca la sección "Expediciones".
Justo al lado del buscador de expediciones, a la izquierda de la pantalla, busca el menú desplegable de tres puntos y selecciona la opción "Nueva expedición".
En la ventana emergente, agrega:
Nombre de la expedición: Elige un nombre afín al evento al que se le atribuye la expedición.
Fecha: Selecciona la fecha del evento.
Cantidad de Pax: Indica el número de comensales. El sistema realiza dos operaciones: antes del evento, multiplica los ingredientes de la receta base por el número de Pax para calcular el stock que debe salir de cocina; al finalizar el servicio, divide el coste total de la materia prima entre los Pax para emitir el informe del gasto real por persona.
El sistema generará la expedición, la cual quedará configurada inicialmente en estado "Pendiente" (en este estado el stock aún no se modifica).
Dentro de la ficha de la expedición creada, dirígete al apartado de "Productos" y haz clic en "Editar productos".
Introduce uno a uno los productos o elaboraciones y las cantidades que van a salir del almacén. Puedes separarlo por grupos como "Productos" y "Elaboraciones".
Haz clic en "Aceptar". La expedición quedará pendiente de iniciarse y finalizarse el día del evento.
Cómo iniciar y finalizar una expedición para aplicar el descuento de stock
Para que las bajas de existencias se apliquen de forma real en los almacenes de tspoonlab, el documento de expedición debe iniciarse y finalizarse el día de la fecha real. Sigue estos pasos dentro de la ficha de la expedición:
El día del evento, ya revisado el listado de productos en tu expedición pendiente, localiza el botón de "Iniciar".
En este punto podemos hacer la corrección de cantidades. Si se enviaron cantidades distintas a las planificadas, edita las líneas modificando el campo de cantidad teórica por la cantidad real.
Puedes marcar uno a uno las cantidades iguales con el botón de "Copiar" al lado de la cantidad real, o hacerlo de forma masiva haciendo clic en el menú desplegable de tres puntos en el grupo y seleccionando "Establecer valor enviado igual a teórico". También puedes añadir lotes en cada producto.
Puedes sumar comentarios en la sección de "Comentarios" para sumar información.
Haz clic en el botón "Finalizar" cuando ya se hayan enviado los productos y elaboraciones. Únicamente al realizar esta acción, el software asentará el movimiento y restará de forma definitiva los productos del inventario de tu almacén.
Cómo generar una devolución dentro de la misma expedición
Para aquellos casos donde se expiden productos que no se consumen en su totalidad (como botellas de refresco o licores en una barra de catering), la plataforma de tspoonlab te permite realizar un ajuste inverso para reintegrar la mercancía sobrante al almacén de origen.
Accede a "Opciones" y selecciona "Expediciones".
Abre la expedición de salida que ya se encuentre en estado "Finalizada".
En la ficha de la expedición, encontrarás hacia la izquierda, el botón "Generar devolución". Haz clic en este botón para rectificar los productos que se expendieron pero luego volvieron al almacén de origen.
Se abrirá una ventana emergente donde deberás agregar la fecha y horario de la devolución. Haz clic en "Aceptar".
tspoonlab crea automáticamente una expedición de entrada indexada a la expedición original. Debes hacer clic en 'Iniciar' para habilitar la edición.
Escribe manualmente las cantidades de los artículos que regresaron a tu almacén. Si alguno de ellos volvió pero no estaba en buenas condiciones, puedes registrar esas unidades haciendo clic en la casilla de "Merma". Al hacerlo, el sistema no reingresará ese producto dañado al stock en el almacén de origen, pero sí mantendrá su valor económico imputado como coste real del servicio.
Si tienes comentarios sobre las devoluciones, puedes agregarlos en la sección de comentarios.
Haz clic en "Finalizar". El sistema sumará de forma automática estas unidades de vuelta al stock de origen y recalculará el coste real exacto que tuvo el servicio.
📌 Nota: Puedes convertir una expedición en una plantilla de expedición, cuando la misma se vuelve recurrente, para agilizar el proceso y ganar tiempo.
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